Jak zoptymalizować raportowanie w firmie?

Do rzetelnej oceny osiąganych wyników, efektywności całej organizacji oraz poszczególnych procesów w niej zachodzących konieczne jest nie tylko gromadzenie danych, ale przede wszystkim ich odpowiednie przetwarzanie, analizowanie i raportowanie. Wiele przedsiębiorstw boryka się jednak z trudnościami, które nie pozwalają im na poprawną realizację całego procesu. Dziś opowiemy, jak ważna jest optymalizacja raportowania, jak usprawnić ten proces i jakie korzyści biznesowe za sobą niesie.

Jak rozpoznać, że system raportowania w Twojej firmie wymaga optymalizacji

Podejmowanie decyzji biznesowych w oparciu o dobrze przeanalizowane dane pozwala na istotne ograniczenie ryzyka, poprawę efektywności i często wręcz ograniczenie strat finansowych. Intuicja może zawieść, w przeciwieństwie do wniosków płynących z wnikliwej analizy danych. Aby było to jednak możliwe, najpierw trzeba odpowiednie dane zebrać, zagregować, przetworzyć a później umiejętnie przeanalizować – w innym przypadku efekt może być odwrotny od zamierzonego. Niestety osoby decyzyjne często nie zdają sobie nawet sprawy, że proces raportowania w ich firmach jest nieefektywny. Jakie są najczęściej spotykane przez nas problemy?

• Czasochłonność – skomplikowany, manualny proces raportowania zabiera pracownikom bezcenny czas, który mógłby być przeznaczony na pracę nad aktualnymi projektami.
• Błędy wynikające z czynnika ludzkiego – manualne przetwarzanie zbiorów danych operacyjnych czy finansowych zawsze wiąże się z ryzykiem popełnienia pomyłek i tym samym wprowadzenia w błąd osób, które w oparciu o tak przygotowane raporty podejmują decyzje operacyjne czy strategiczne.
• Użyteczność – zbieranie i raportowanie nieprzydatnych wskaźników, danych, informacji – wychodząc z założenia, że w raporcie “więcej znaczy lepiej”.
• Niewłaściwa selekcja danych – nieumyślne skupianie się na pobocznych aspektach, pomijając strategicznie ważne informacje z punktu widzenia analizy.
• Podejmowanie błędnych decyzji na podstawie danych – konsekwencja poprzednich punktów. Trafna strategia nie może opierać się na fałszywych założeniach, ponieważ nie przełoży się na zyski lub nie pozwoli w pełni rozwinąć potencjału firmy.

Raportowanie nie musi być czasochłonne, a sam raport nie musi zawierać kilkudziesięciu stron. To zwykle nie świadczy o dokładności (choć może – zależy od skomplikowania procesów czy wielkości firmy), a o niezoptymalizowanym procesie, który nie pozwala na właściwy monitoring efektywności funkcjonowania organizacji.

Rozwiązanie problemów z raportowaniem

Najważniejsza jest wiarygodność zgromadzonych danych, ich odpowiednie przygotowanie (zebranie w jednym miejscu z wielu źródeł, przetworzenie, oczyszczenie) oraz ich umiejętna interpretacja. Samo raportowanie nie jest “sztuką dla sztuki” – celem jest dostarczenie najwyższej jakości analityki, która pozwoli podjąć najkorzystniejsze decyzje co do rozwoju firmy. Aby więc zoptymalizować cały proces, konieczne jest:

1. Uporządkowanie matrycy KPI w całej organizacji
   Raportowanie wynika bezpośrednio z potrzeby kontroli bieżącej działalności operacyjnej, efektywności firmy oraz realizacji założeń jej strategii rozwoju. Podstawą całego procesu jest więc określenie, jakie cele przedsiębiorstwo zamierza osiągnąć i odpowiednio je skwantyfikować w postaci kluczowych wskaźników efektywności (KPI).
2. Identyfikacja miejsc, w których są lub mogą być generowane dane i zoptymalizowane ich pozyskiwanie
   Mając określone wskaźniki efektywności, które zamierzamy śledzić, musimy potrafić je wyznaczyć w oparciu o dane. Są one gromadzone często w różnych miejscach i systemach (oprogramowanie księgowe, ERP, CRM, systemy do zarządzania projektami, monitorujące roboczogodziny, systemy sprzedażowe, e-commerce, dedykowane danej branży aplikacje SaaS, etc.). Nierzadko cenne dane powstają również manualnie w sposób chaotyczny (np. arkusze uzupełniane i wysyłane mailem).

   Niezwykle ważne jest zatem uporządkowanie procesu powstawania danych, a wręcz w niektórych obszarach – rozpoczęcie ich gromadzenia. Dopiero wtedy możemy zacząć je pozyskiwać na potrzeby raportowe i najlepiej, jeśli odbywa się to w sposób scentralizowany i zautomatyzowany. Przedsiębiorstwa nierzadko nie potrafią zarządzać tym procesem samodzielnie, w tym zaprojektować i stworzyć odpowiednie konektory – dlatego nieocenione jest wsparcie ekspertów – na przykład Enterium.

3. Przygotowanie danych do analiz
   Samo zgromadzenie danych to nie koniec ich drogi do raportu z określonymi wskaźnikami, zobrazowanymi w taki czy inny sposób. Dane pochodzące z różnych źródeł często bywają chaotyczne i trudno je ze sobą wprost zestawić lub wyciągać z nich wnioski.

   Zdarza się, że różne zestawy pozyskanych danych są ze sobą niespójne (częsty przypadek w kontekście chociażby danych sprzedażowych pochodzących z różnych źródeł). Nierzadko zawierają też błędne rekordy lub informacje, które wymagają uspójnienia wewnętrznego (zróżnicowane nazewnictwo pozycji, wymagające uspójnienia, agregacji, etc.). Wszystko to wymaga zaprojektowania procedur, zautomatyzowania przetwarzania danych tam, gdzie to tylko możliwe i odpowiedniego przygotowania wiarygodnego zestawu danych do dalszych prac.

   Na ten temat z pewnością poświęcimy osobny wpis na naszym blogu, dlatego warto nas śledzić!

4. Zaprojektowanie użytecznych i przejrzystych raportów analitycznych
   Przedstawienie zebranych danych powinno być czytelne i usystematyzowane, aby gromadzone informacje były możliwe do analizy w łatwy i przyjemny sposób. Wierzymy, że obecnie najlepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie technologii Microsoft Power BI – skalowalnego i przyjaznego środowiska analitycznego, które pozwala na interaktywne raportowanie w chmurze.

   Samo narzędzie jednak to nie wszystko. Najważniejsze jest odpowiednie zaprojektowanie raportów – w taki sposób, aby dostarczały informacji o realizowanych przez firmę celach i kluczowych wskaźnikach efektywności w sposób najpełniejszy i najbardziej przejrzysty, od ogółu do szczegółu. Ważne jest również stosowanie się do odpowiednich standardów raportowania, aby na bazie doświadczeń budowanych latami tworzyć rozwiązania analityczne, którym zaufało już wielu cenionych managerów.

5. Umiejętne wykonanie analizy i podjęcie na ich podstawie kluczowych decyzji
   Najważniejszym krokiem, który jest jednak niemożliwy do wykonania bez opisanych wcześniej punktów, jest wyciągnięcie wniosków na podstawie analizy danych. Zwiększa to szanse wyboru trafnych decyzji biznesowych, co umożliwia rozwój firmy i minimalizuje ryzyko strat. Proces ten określa się jako Business Intelligence – kliknij, aby dowiedzieć się więcej o tym zagadnieniu.

Co zyskasz dzięki optymalizacji raportowania?

• Skrócenie czasu raportowania,
• Wyższą wydajność pracowników,
• Pewność dokładności danych,
• Świadomość mocnych i słabych stron firmy,
• Możliwość precyzyjnego planowania dalszych działań,
• Możliwość weryfikacji kierunku rozwoju firmy i zastosowania skutecznej strategii biznesowej.

Optymalizacja raportowania jako ważny krok w rozwoju firmy

Podejmowanie trafnych decyzji biznesowych przez ambitne przedsiębiorstwa nie może się odbywać bez osadzenia procesu decyzyjnego na danych. Dlatego tak ważna jest optymalizacja procesu raportowania – to część naszej oferty – Business Intelligence 360°. BI 360° to zestaw narzędzi i filozofia prowadzenia biznesu w oparciu o zebrane, dobrze przetworzone i przeanalizowane dane, dotyczące wszystkich kluczowych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Jeśli chcesz zoptymalizować proces raportowania w swojej firmie, a następnie wykorzystać dane do rozwoju przedsiębiorstwa, skontaktuj się z nami!