Planujesz transformację cyfrową w biznesie? Sprawdź, na co szczególnie zwrócić uwagę

Jeśli usprawnisz procesy wewnętrzne w Twojej firmie i zoptymalizujesz wykorzystanie dostępnych roboczogodzin swoich pracowników, będą oni mogli więcej czasu przeznaczać na inne, produktywne zadania. To z kolei może przełożyć się chociażby na wzrost marżowości, jakości dostarczanych usług czy produktów, zadowolenia klientów czy też zwiększenia ich ogólnej liczby – wszystko po to, aby poprawić ekonomikę działania przedsiębiorstwa. Tym właśnie kusi transformacja cyfrowa. Aby jednak tak się stało, konieczne jest bardzo dokładne zaplanowanie, a następnie umiejętne zrealizowanie całego procesu. Jak tego dokonać?

Podstawy, czyli digitalizacja, cyfryzacja i transformacja cyfrowa – dlaczego musisz je rozróżniać?

Do przeprowadzenia skutecznej transformacji cyfrowej niezbędne jest zrozumienie trzech procesów: digitalizacji, cyfryzacji oraz oczywiście samej transformacji cyfrowej. Z tego względu zaczniemy nasze rozważania od wytłumaczenia właśnie tych aspektów.

• Digitalizacja (ang. digitization) to inaczej przekształcenie danych i innych zasobów analogowych (np. magazynowanych faktur) w wersje cyfrowe. Dzięki temu mogą być wykorzystywane w środowisku komputerowym do przetwarzania, przechowywania czy udostępniania.
• Cyfryzacja (ang. digitalization) to z kolei wykorzystanie technologii do digitalizacji procesów i interakcji. Cyfryzacja to, innymi słowy, również reorganizacja działań biznesowych wokół technologii cyfrowych. Choć na pierwszy rzut oka może wydać się to dzieleniem włosa na czworo, ta dość subtelna różnica ma dość duże znaczenie, ze względu na konieczność doboru innych zasobów, podejść i narzędzi.
• Transformacja cyfrowa (ang. digital transformation) to z kolei znacznie bardziej rozbudowane zagadnienie. Jest to wdrożenie w obrębie całej firmy nowych procesów oraz usprawnienie istniejących w taki sposób, by opierały się na informacjach i technologiach cyfrowych. Często transformacja cyfrowa prowadzi wręcz do modyfikacji modelu biznesowego czy zmiany łańcucha wartości, aby dostarczyć zoptymalizowany produkt lub usługę, z większą wartością dla klienta. Celem takiego działania jest usprawnienie funkcjonowania firmy oraz zwiększenie efektywności całej organizacji, w tym pracowników, a w rezultacie – przyspieszenie rozwoju i wzrost wartości danego przedsiębiorstwa.

Kluczem do skutecznej transformacji cyfrowej są ludzie!

Czy dostrzegasz już różnice? Celem transformacji cyfrowej nie może być sama zmiana wykorzystywanej technologii. Celem powinno być przemodelowanie kultury organizacyjnej wewnątrz firmy i systemów biznesowych w taki sposób, aby umożliwiło to korzystanie przedsiębiorstwu z nowych możliwości. Zastosowanie technologii ma to umożliwić, ale bez dostosowania procesów i filozofii funkcjonowania firmy do potrzeb nowej rzeczywistości nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.

Strategia transformacji cyfrowej

Transformacja cyfrowa wpływa na sposób funkcjonowania całej firmy, konieczne jest więc całościowe spojrzenie na proces, czyli przygotowanie strategii działań na poszczególnych etapach przemian. Aktualnie rynek znajduje się w tzw. drugiej fali cyfrowej transformacji, którą charakteryzuje coraz powszechniejsze wykorzystanie robotyki i systemów opartych na sztucznej inteligencji czy dążenie do automatyzacji procesów, które do tej pory obsługiwane były ręcznie. Co dla nas szczególnie ważne, w ramach drugiej fali na rynku pojawiły się również rozwiązania z zakresu systemów business intelligence, będące w stanie analizować w czasie rzeczywistym duże ilości danych (Big Data) czy rozwiązania oparte na technologii Internetu Rzeczy. Ich wykorzystanie nie oznacza jeszcze transformacji, ale często stanowi ważny element strategii w tym obszarze.

Dobrą praktyką jest rozpoczęcie od zdefiniowania celów stawianych przed transformacją cyfrową oraz określenia możliwości organizacji. Warto również przeanalizować funkcjonalność wykorzystywanych już w firmie rozwiązań technologicznych i możliwość ich optymalizacji.

1. Przeprowadź audyt i zdefiniuj obszary transformacji

Aby móc określić strategię transformacji cyfrowej, konieczne jest dogłębne przeanalizowanie obecnie wykorzystywanych narzędzi oraz zachodzących procesów w firmie. Zdefiniuj, w jakich obszarach konieczna jest optymalizacja dotychczas wykorzystywanych metod, a pomocna będzie opinia pracowników, którzy wskażą nieefektywne obszary ich pracy. Określ potrzeby – być może Twoi pracownicy do tej pory pracowali głównie w oparciu o manualne, żmudne, powtarzalne procesy, materialne dokumenty, a rosnąca skala operacji sprawiła, że obecnie efektywna wymiana informacji przestała być możliwa przez zbyt dużą ilość zbieranych danych? Oceń sytuację, zdiagnozuj problemy, zidentyfikuj możliwe działania optymalizacyjne.

2. Określ priorytety

Nie bez powodu transformację cyfrową nazywa się “procesem” – nie jest to pojedyncza zmiana, którą można wprowadzić w ciągu kilku dni. Z tego względu tak ważne jest określenie hierarchii ważności zmapowanych w trakcie wykonywania audytu zmian. Warto podzielić proces na etapy, zaczynając od najbardziej wymagających optymalizacji obszarów, a kończąc na tych najmniej pilnych.

3. Ustal harmonogram prac i cele transformacji

Sama hierarchia to nie wszystko – ważny jest także harmonogram prac. Pozwala on określić tzw. kamienie milowe wprowadzanych zmian, co znacząco ułatwia weryfikację postępów.

Weryfikacja powinna następować w oparciu o wcześniej wyznaczone, realne do osiągnięcia cele. W ten sposób na konkretnym etapie procesu transformacji możesz ocenić, czy praca nad zmianami postępuje zgodnie z założeniami.

4. Wprowadzenie pracowników w nowe procesy

“Clearly, the thing that’s transforming is not the technology – the technology is transforming you!”
Jeanne W. Ross
MIT Sloan’s Center for Information System Research

We wcześniejszych akapitach napisaliśmy, że “kluczem do skutecznej transformacji cyfrowej są ludzie”. I to jest prawda! Zmiany wynikające z transformacji cyfrowej nie powinny być odgórnie narzucane. Powinny być konsultowane z zespołami, ponieważ sukces nowych procesów będzie zależał właśnie od ich nastawienia. Pracownicy muszą dobrze rozumieć zmiany, dostrzegać w nich sens oraz potrafić wykorzystać zalety innowacji. Konieczne jest zapewnienie zespołom czasu na zweryfikowanie w praktyce nowych procesów oraz otwarcie się na ich feedback. Ludzie są kluczowym elementem transformacji cyfrowej, bez zmiany ich podejścia do procesów, bez zmiany kultury organizacji – trudno będzie przeprowadzić ją efektywnie.

Korzyści z przeprowadzenia transformacji cyfrowej

Proces transformacji cyfrowej nie jest drogą łatwą i wiąże się z pokonaniem wielu wyzwań. Dlaczego więc tak wiele firm decyduje się na jego implementację? Powód jest bardzo prosty – po umiejętnie przeprowadzonej transformacji, przed przedsiębiorstwem otwierają się nowe możliwości, które umożliwiają optymalizację efektywności organizacji – co wprost ma szansę przełożyć się chociażby na poprawę wyników finansowych. W obszarze rozwiązań, które oferujemy w przestrzeni transformacji cyfrowej, warto zwrócić na następujące korzyści:

• Efektywna analiza danych i dokładniejsze prognozy – zdigitalizowane dokumenty, dane i inne zasoby oraz procesy, zespół nastawiony na efektywne, zwinne działania w oparciu o innowacyjne narzędzia pozwalają efektywniej analizować dane, prognozować na ich podstawie przyszłość, symulować wpływ zmian określonych czynników na osiągane KPI.
• Trafniejsze decyzje biznesowe – W oparciu o w pełni zdigitalizowane zestawy, scentralizowane zestawy raportów pozwalających na analizowanie sytuacji biznesowej organizacji od ogółu, do najdrobniejszego szczegółu, analitycy i managerowie mogą z większą łatwością identyfikować odchylenia, trendy, sygnały, prawidłowości i na tej podstawie podejmować trafniejsze decyzje biznesowe.
• Większa wydajność i produktywność – Automatyzacja i optymalizacja procesów w firmie sprawia, że uwalniane są zasoby – czasem być może zbędne, co może wygenerować oszczędności, a innym razem możliwe do wykorzystania w innych procesach. Dla przykładu – analityk dotychczas spędzający większość swojego czasu na “przerzucanie” liczb między kolejnymi plikami XLS, weryfikowaniem ich spójności, pozyskiwaniem danych od różnych ich dostawców, może wreszcie zająć się analizą tychże danych w interaktywnych, użytecznych raportach klasy BI.

• Efektywniejsze zaspokajanie potrzeb zgłaszanych przez rynek – Dostosowanie się do przemian technologicznych jest w dzisiejszych czasach niezwykle istotne z perspektywy dbania o komfort i wygodę klienta. Jednym z przykładów transformacji cyfrowej, z którą każdy z nas ma do czynienia na co dzień, jest wprowadzenie bankowości elektronicznej. Czy wyobrażasz sobie dzisiejszy świat bez niej? Inny przykład, bliższy nam branżowo, to możliwość dostarczenia opartego na twardych liczbach raportu z prowadzonych działań. Na przykład agencja marketingowa prowadząca działalność w oparciu o dane, może dzięki zdigitalizowanym, innowacyjnym raportom dostarczać przejrzyste informacje o efektywności prowadzonych kampanii, a także z większą łatwością podejmować kroki zmierzające do ich optymalizacji.
• Zdynamizowany rozwój – Otwarcie się przedsiębiorstwa na nowe technologie oraz usprawnianie procesów etap rozwoju, którego realizacja pozwala firmie wejść na wyższy poziom i zbudować przewagę konkurencyjną. Przedsiębiorstwa, które przeszły efektywną transformację cyfrową są z reguły bardziej rentowne, szybciej się rozwijają, szybciej identyfikują problemy i ryzyka oraz potrafią się na nie odpowiednio przygotować.

Transformacja cyfrowa w biznesie – strategia i pomoc specjalistów

Przeprowadzenie transformacji cyfrowej ma wiele zalet, ale jest też obarczone pewnym ryzykiem. Konieczne jest umiejętne zaplanowanie oraz zrealizowanie każdego etapu procesu, aby cała przemiana zakończyła się sukcesem. Jeśli szukasz wsparcia w tym obszarze, skontaktuj się z nami – pomagamy przejść transformację biznesową w organizację podejmującą decyzje w oparciu o dane.