Jak uwolnić się od długu technicznego w obszarze analityki biznesowej?

W dzisiejszych czasach coraz częściej można spotkać się z określeniem długu technicznego. Zaciąga go wiele organizacji. Niektóre czynią to świadomie, niektóre zaciągają go nieumyślnie. Mało tego. Niektóre firmy zamiast stopniowo spłacać ten dług, nieświadome rosnących kosztów jego utrzymania pogłębiają go. Z czym wiąże się to pojęcie, jak zminimalizować dług technologiczny w obszarze analityki biznesowej? Tego dowiesz się z niniejszego artykułu.

Czym jest dług technologiczny?

Aby zmniejszyć skutki długu technologicznego niezbędne jest zrozumienie czym on właściwie jest i jak powstaje.

Dług technologiczny powstaje wtedy, gdy firmy, idąc zresztą “na skróty”, próbują osiągnąć zamierzony efekt w możliwie najkrótszym czasie, nie licząc się z jakością czy efektywnością rozwiązania od strony technicznej. Zaspokajane są zatem potrzeby biznesowe bez wystarczającej refleksji, projektowego spojrzenia na problem, odpowiedniej inwestycji czasu i kapitału. Rezultat jest relatywnie szybki, ale zazwyczaj są to rozwiązania, które choć wystarczająco dobrze działają w krótkim terminie, to wraz z upływem czasu, wzrostem skali działalności, liczby wątków, szeroko rozumianej złożoności problematyki – zaczynają być dalece nieefektywne. Powoduje to konieczność nadrobienia zaległości, czyli w praktyce spłacenia długu technologicznego.

Dług technologiczny jest zatem niczym dług finansowy. Zaciągamy kredyt, aby natychmiast zaspokoić potrzebę, jednak z każdym dniem rosną odsetki, które kiedyś przyjdzie Ci spłacić. Alternatywą do tego rozwiązania byłby zwiększony wysiłek i czas, już na początkowym etapie. Na przykład w postaci dodatkowej pracy bądź uzyskania mniej spektakularnego, ale dobrze zarządzonego efektu, i zbierania oszczędności na kolejne rozwiązania, optymalizacje czy zmiany. 

Poziom kosztów wdrożenia zmian z długiem danych względem optymalnego

Należy pamiętać, że jak w przypadku każdego zaciągniętego długu, spłata długu technicznego stopniowo wzrasta. Rośnie bowiem liczba wątków, problemów, którymi trzeba zarządzić, często od podstaw.

Rodzaje długu technologicznego

Czasem zdarza się, że zaciągnięcie długu technologicznego jest konieczne, aby utrzymać ciągłość biznesową organizacji lub wykorzystać szybko nadarzające się okazje. Jest to tak zwany świadomy i zamierzony dług technologiczny. Zaciągany jest, kiedy organizacja zna konsekwencje wdrożenia danego rozwiązania, ale jest to niezbędne lub wskazane ze względu na cel, który temu przyświeca. Natomiast zaraz po osiągnięciu celu powinno się przystąpić do spłacania długu, czyli wdrożenia działań optymalizacyjnych, które będą efektywniejsze, bardziej skalowalne, nieobciążone w tak dużym stopniu długiem technicznym.

Istnieje jednak również nieświadomy dług technologiczny, z którego istnienia często organizacje nie zdają sobie sprawy. Coraz częściej właśnie ten rodzaj długu zauważamy w obszarze zarząrzania danymi i analityce biznesowej.

Dług danych w analityce biznesowej

Jeśli rozumiesz już czym jest dług technologiczny i jak powstaje, warto przyjrzeć się jednemu z obszarów biznesowych, w których często on występuje właśnie w formie nieświadomej.

Dług technologiczny w obszarze analityki danych czy analityki biznesowej często jest okreslany jako dług danych. Często organizacje zaciągają go już na wczesnym etapie swojego życia. Koncentrują się wówczas na dopracowaniu produktu, usługi, rozwiązania czy kanałów dystyrybucji. Nie jest to niestety często moment, w którym managerowie wnikliwie analizują czy realizują szczegółowe, założone cele biznesowe, co jest powodem odchyleń, jak kształtuje się sprzedaż w rozmaitych wymiarach analitycznych, czy efektywnie zarządzone są koszty operacyjne, czy wszystkie projekty są wystarczająco rentowne, etc. Do tego zazwyczaj organizacja musi dojrzeć, jednak na odtworzenie pewnych wzorców, informacji, danych z przeszłości, w pewnym momencie może być już za późno, albo będzie to bardzo czasochłonne.

W pewnym momencie organizacja jednak zaczyna tworzyć raporty, analizować różne aspekty swojej działalności, ale nie ma czasu na tworzenie zaawansowanych rozwiązań, bo wstąpiła na dynamiczną ścieżkę wzrostu i ma zupełnie inne wyzwania i priorytety. Powstaje coraz większy wolumen arkuszy kalkulacyjnych, coraz więcej danych krąży niebezpieczną drogą mailową. Takie rozwiązanie wydaje się najprostsze i najtańsze. Bo przecież Excel wszystko zniesie. Tworzenie raportów zajmuje coraz więcej czasu, a odpowiedzi na pytania finansowo-biznesowe zaczynają być coraz bardziej zamglone, bo dane zaczynają się robić niespójne, niepełne, nieprzejrzyste, trudne do interpretacji.

Czasem sytuacja jest nieco inna. Raportowanie może nie jest zoptymalizowane, ale dobrej koniunkturze jesteśmy w stanie przymknąć oko na pewne nieefektynwości, bo “gotówka się zgadza” (przynajmniej pozornie). Przychodzi jednak załamanie rynkowe, trudniejszy okres biznesowy, trzeba poszukać oszczędności i… nie wiadomo gdzie. Nie mamy narzędzi analitycznych, nie mamy prowadzonych projekcji cash flow i nie ma kapitału, żeby zainwestować w zmianę.

Podsumujmy zatem główne symptomy posiadania zbyt dużego długu technologicznego w obszarze danych biznesowych:

• początkowo wygodne i szybkie rozwiązania zaczynają być uciążliwe,
• na konkretne informacje o charakterze liczbowym musimy bardzo długo czekać, nie są dostępne od ręki, “na klik”,
• efektywność organizacji spada i nie ma jednoznacznie zdiagnozowanych źródeł problemu ze względu na brak twardych danych,
• dane krążą w organizacji otwartymi kanałami komunikacji (mail, intranet, komunikatory),
• raporty są ciężkie, niespójne, nieinteraktywne, nieużyteczne,
• brakuje narzędzi do efektywnego, szybkiego weryfikowania jakości i zgodności danych.

Jaki z tego wniosek? Warto na jak najwcześniejszym etapie rozwoju działalności zadbać o efektywne i skalowalne rozwiązania analityczne – bez względu na to, jakiego typu dane biznesowe Twoja organizacja generuje i jakich informacji będzie w nich poszukiwała. Mało tego. Nowoczesne narzędzia klasy business intelligence (jak np. Power BI) mogą działać z wyprzedzeniem, informując managerów o ewentualnychm, konkretnych problemach, zanim jeszcze zerkną do jakichkolwiek raportów. Wszystko dzięki automatyzacji procesów raportowych, które można wdrożyć z urzędziem tego typu narzędzi – od pobierania i przetwarzania danych, po ich raportowanie.

Firmy, które wdrożą odpowiedni ekosystem raportowy na wczesnym etapie rozwoju, działając na konkurencyjnym rynku budują przewagę rynkową i w efekcie wartość swoje biznesu. Mają zoptymalizowane zasoby i relatywnie niski dług technologiczny, co powoduje, że efektywnie budują wartość firmy.

W życiu każdej organizacji przychodzi moment na spłacenie długu danych. To właśnie ten moment, w którym organizacja dostrzega problem, choć może nie być świadoma jego nazwy. Czym prędzej go dostrzeże, tym lepiej. W niektórych organizacjach zdarza się, że zauważalny jest dopiero podczas dużych projektów czy np. pozyskiwaniu finansowania, inwestora bądź sprzedaży firmy. Często spotykamy się z tym problemem w tego typu projektach u naszych Klientów, którzy (niestety) niezmiennie potrafią być zdziwieni, że od średniej wielkości firmy oczekuje się w dzisiejszych czasach konkretnych informacji biznesowych “od ręki”, a nie za kilka dni czy tydzień, bo akurat Pan / Pani X jest na urlopie, i nie ma kto przygotować “excela” (który, swoją drogą, będzie powstawał kilka dni i będą co do niego wątpliwości).

Jak spłacić dług techniczny i dług danych?

Co zatem możesz zrobić, aby zapobiec rosnącym wykładniczo kosztom, które niesie ze sobą dług technologiczny w obszarze danych biznesowych?

• stwórz odpowiednią kulturę pracy z danymi w Twojej organizacji,
• “ubierz ludzi w dane” – daj im narzędzia, procedury, wiedzę,
• stwórz ekosystem raportowy, który oparty będzie o przystępne (dla Twojej organizacji) rozwiązania technologiczne. skorzystaj z doświadczenia ekspertów przy wdrożeniu rozwiązań raportowych,
• jeśli nie masz kompetencji finansowych, controllingowych – postaw na outsourcing controllingu,
• postaw na automatyzację wybranych procesów raportowych, w tym w zakresie pobierania i przetwarzania danych biznesowych,
• stań się organizacją opartą o dane (data-driven), wykorzystującą nowoczesne technologie analityczne do budowania przewagi konkurencyjnej,
• postaw na rozwiązania skalowalne, innowacyjne, aby ograniczyć występowanie długu technologicznego w przyszłości.

Wdrożenie rzetelnych procesów i narzędzi analitycznych pomoże zmienić Twoje dane w informacje biznesowe inspirujące do działania przyczyniając się do poprawy wydajności firmy i jej poszczególnych jednostek, zmniejszenia narastającej frustracji, osiągania celów biznesowych. Kadra zarządzająca będzie mogła podejmować trafne decyzje biznesowe, a także – jeśli zaistnieje konieczność – ułatwić pozyskanie finansowania, komunikację z inwestorami czy sprzedaż firmy.

W uporządkowaniu tak licznych zbiorów danych można skorzystać z rozwiązań Business Intelligence, takich jak Power BI. Narzędzie to daje możliwość integrowania, przetwarzania, oczyszczania danych, demokratyzowania dostępu do raportów (w określonych ramach i zakresach dostępów), analizowania informacji biznesowych za pomocą interaktywnych wizualizacji. Oczywiście sama implementacja narzędzia nie wystarczy, jest to dopiero początkek procesu spłaty długu danych. Warto na ten proces spojrzeć również jako element szeroko rozumianej transformacji cyfrowej, z którą mamy obecnie do czynienia w wielu obszarach działalności przedsiębiorstw.

Spłać dług danych outsourcingiem

Warto rozważyć powierzenie zarządzenia analityką biznesową i wdrożeniem rozwiązań klasy Business Intelligence profesjonalistom. Twoja organizacja powinna skupić się na tym, na czym zna się najlepiej – na biznesie. W Enterium od ponad 12 lat zajmujemy się bieżącym doradztwem i outsourcingiem w obszarze finansów i controllingu, raportowania klasy BI oraz strategii biznesowej. Nasze doświadczenie pokazało, że unikalna kombinacja tych kompetencji pozwala na dostarczanie wartości dodanej biznesowi, do której osiągnięcia potrzebowałbyś kilku etatów lub doradców.

Pomożemy Ci przejść transformację w organizacją napędzaną danymi i spłacić dług technologiczny w obsarze danych, finansów i controllingu.

Skontaktuj się z nami i umów się na bezpłatną konsultację.

hello@enterium.pl