Outsourcing controllingu i raportowania – czyli jak usprawnić efektywność biznesową firmy?

Zarządzający odnoszący największe sukcesy to Ci, którzy skoncentrowali się na tym co kluczowe dla ich działalności; tym samym zwiększając jej rentowność i przewagę konkurencyjną. Ciężko jednak skupić się na tym co ważne będąc zaangażowanym w tak wiele spraw. Przychodzi moment, w którym należy wybrać czy delegować obowiązki obecnemu lub potencjalnemu pracownikowi czy skorzystać z usług firm outsourcingowych zatrudniających profesjonalistów. Dziś poznasz dlaczego warto postawić na outsourcing controllingu, raportowania biznesowego.

Rosnący biznes to rosnące zapotrzebowanie na wiedzę – kiedy zdecydować się na outsourcing controllingu i raportowania?

Jako założyciel firmy pewnie początkowo sam zarządzasz swoim biznesem. Wiedza i kompetencje wymagane do podejmowania decyzji dotyczą jednak wielu obszarów; zarówno księgowości, szeroko pojętego prawa, zamówień, marketingu, jak i controllingu, analityki czy zarządzania. Pracujesz 24h/dobę mocno zaburzając work-life balance, ale funkcjonowanie Twojej firmy staje się priorytetem. Proporcjonalnie do rozwoju firmy przybywają nowe zadania i obowiązki. Wzrasta złożoność i wolumen danych, a systemy i procesy wymagają rozszerzenia. Zaczyna brakować czasu i energii. Powinieneś się zatrzymać i spojrzeć na sytuację z szerszej perspektywy.

Niezależnie od etapu rozwoju firmy, musisz pamiętać, że każda firma wymaga wyznaczenia celów; dążąc do nich w krótkim bądź dłuższym przedziale czasowym. Kluczowe jest, aby zrozumieć, jaki jest jej obecny stan ich realizacji. Zdefiniowanie KPI czy analiza przepływów pieniężnych, uwzględniając liczne zmienne mikro i makrootoczenia, pozwolą ocenić czy kontynuować obraną ścieżkę rozwoju, a także jaki kierunek rozwoju przyjąć, aby osiągnąć cele. Oczywiście, aby mieć rzeczywisty obraz sytuacji finansowej, analiza musi opierać się na rzetelnych danych.

Analiza efektywności biznesowej i kondycji finansowej przedsiębiorstwa bez odpowiednich narzędzi analitycznych jest skomplikowana i angażuje nieadekwatnie duże nakłady czasu. Przychodzi moment, w którym warto podjąć decyzję o przekazaniu odpowiedzialności za pewne zadania innym. Wtedy pojawia się pytanie, czy poszerzyć szeregi Twojego zespołu czy zlecić je firmie zewnętrznej. To z kolei generuje kolejne pytania – kogo zatrudnić, gdzie szukać, ile to będzie trwało, jaki będzie to stanowiło koszt.

W obecnych czasach, szczególnie w niektórych regionach, znalezienie doświadczonego i kompetentnego analityka finansowego, kontrolera finansowego, CFO (w zależności od potrzeb) czy też dewelopera rozwiązań business intelligence może okazać się sporym wyzwaniem. Zauważalny jest ich niedobór. Konsekwencją czego są kolejne platformy pośredniczące w rekrutacji specjalistów czy rosnąca liczba płatnych i darmowych kursów; pozwalających na nabycie nowych kwalifikacji a nawet przebranżowienie. Sam proces rekrutacyjny jest też dość czasochłonny i kosztowny; zaczynając od zamieszczenia ogłoszenia, przez czasochłonność procesu kwalifikacji pracowników, po utrzymanie zatrudnienia. Warto też pamiętać o ryzyku związanym z nietrafionym wyborem pracownika, dynamicznie rosnących płacach (szczególnie w obecnych czasach) i sztywnym związaniu się z pracownikiem; najczęściej w pełnym wymiarze czasu. Nic więc dziwnego, że wiele firm decyduje się na bardziej elastyczne i tańsze rozwiązanie poprzez wydelegowanie części zadań, procesów do firm zewnętrznych w formie outsourcingu.

Dlaczego warto rozważyć outsourcing wybranych procesów controllingowych i raportowych?

Niepewne czasy to zawsze dobry okres do przemyśleń i wdrożenia zmian, które pozwolą lepiej sypiać managerom i właścicielom firm. Jednym z obszarów, które warto w tym kontekście rozważyć, to zbudowanie kultury organizacyjnej opartej o dane; dzięki czemu nie tylko managerowie, ale cała firma będzie mogła korzystać, na odpowiednio zdefiniowanych odcinkach, z danych; aby zarządzać firmą, jej departamentami, procesami, podejmować decyzje w rozmaitych obszarach. Co nie mniej ważne, odpowiednio przeprowadzona transformacja biznesowa w tym obszarze pozwoli na bieżący monitoring efektywności biznesowej, osiągania założonych celów strategicznych, OKR-ów czy KPI. Jest to jednak proces wielowątkowy, który warto przeprowadzić z doświadczonymi partnerami. I tu dochodzimy do sedna sprawy – czy warto wspomóc się zewnętrznymi siłami w formie outsourcingu i jakie płyną z tego korzyści?

Brak konieczności tworzenia dodatkowych etatów

Jest wysoce prawdopodobne, że ze względu na złożony charakter procesów controllingowych i raportowych, zatrudnienie jednej osoby może okazać się niewystarczające. Konieczne będzie stworzenie małego zespołu składającego się z kontrolera finansowego, dyrektorów finansowych, analityka danych czy architekta BI. A co jeśli członek zespołu zachoruje, wybierze się na urlop lub złoży wypowiedzenie? Dzięki skorzystaniu z outsourcingu to nie będzie Twój problem.

Dostęp do technologii 

Uzyskanie dostępu do nowoczesnych rozwiązań IT czy narzędzi analitycznych może zdecydowanie usprawnić biznes. Problemem jest znalezienie tego właściwego rozwiązania dla danej organizacji o specyficznych potrzebach i odpowiednie przeprowadzenie wdrożenia. Decydując się na outsourcing usług w tym obszarze, dostajesz nie tylko wiedzę i kompetencje ekspertów, ale również dostęp do wykorzystywanych przez nich nowoczesnych technologii. Na przykład chcąc wdrożyć raportowanie klasy Business Intelligence, profesjonaliści nie tylko zajmą się transformacją danych we wnikliwe i użyteczne  informacje oraz zaprojektują zestaw interaktywnych raportów w sposób zgodny z najlepszymi standardami raportowania, ale również ułatwią dostęp do bezpiecznych rozwiązań chmurowych takich jak Power BI.

Unikalna wiedza i doświadczenie

Specjaliści w firmach outsourcingowych niejednokrotnie mieli do czynienia z różnymi rodzajami wyzwań w przeróżnych branżach czy modelach biznesowych. Decydując się na outsourcing często masz do dyspozycji niejedną osobę, ale czasem cały multidyscyplinarny zespół – na jednej fakturze miesięcznie. 

Jest to grono osób wyspecjalizowanych w swojej dziedzinie, dodatkowo stale obserwujące najnowsze trend; dzięki czemu wnoszą do firmy świeżość, wiedzę i praktyki, z którymi może nie być zaznajomiony aktualny lub potencjalny, nowy pracownik. Twój problem może zostać w efekcie rozwiązany szybciej i sprawniej. Jeśli współpracujesz z firmą outsourcingową w zakresie controllingu możesz liczyć na niezależne wsparcie w zdefiniowaniu matrycy KPI, a także wdrożeniu najlepszych dla Ciebie rozwiązań do ich wyliczania, monitorowania a nawet benchmarkingu z rynkiem. Jeśli z kolei planujesz pozyskanie finansowania z banku lub od inwestorów, warto skorzystać z usług osoby, która przeprowadziła setki takich transakcji; wie jak najlepiej Cię do tego przygotować, a także ma bazę inwestorów czy kontaktów, z którymi współpracuje.

Redukcja kosztów

Zatrudnienie i utrzymanie pracownika to nie tylko jego bieżące wynagrodzenie i ewentualny system premiowy. To także żmudny proces rekrutacyjny, szkolenia, imprezy integracyjne, samochody, laptopy i telefony służbowe, płatne urlopy, prezenty okolicznościowe, owocowe czwartki, zmaganie się z rozmaitymi wyzwaniami natury HR-owej. Wszystko angażuje czas i generuje nierzadko spore koszty dla organizacji. Czy na pewno zawsze jest to niezbędne? Outsourcing wybranych procesów to często zauważalna oszczędność kosztów i czasu.

Oddelegowanie zadań

Nie musisz być ekspertem w każdej dziedzinie. Warto zaufać profesjonalistom i w mniejszym lub szerszym zakresie powierzyć im część procesów, które są dla Ciebie ważne. Szczególnie, jeśli Twoje zasoby ludzkie nie mają już wystarczającego capacity, aby przyjąć dodatkowe zadania. 

Finanse, controlling, analityka biznesowa, transakcje strategiczne – to obszary, które są kluczowe do osiągnięcia efektywności biznesowej, zrównoważonego rozwoju firmy, usprawnieniu komunikacji biznesowej czy wręcz przygotowania organizacji do pozyskania inwestora strategicznego. Delegując zadania na zewnątrz masz też większą pewność, że kluczowe informacje nie będą rozprzestrzeniały się w tak łatwy sposób w Twojej organizacji, na korytarzu w biurze czy nieformalnych spotkaniach po godzinach. Danymi opiekują się profesjonaliści poza firmą, a zarządzanie dostępami do danych odbywać się będzie profesjonalnie. Ograniczysz w ten sposób także wysyłanie wrażliwych danych mailem czy komunikatorami.

Oszczędność czasu

Zatrudniając profesjonalistów nie musisz tracić czasu na rozwijanie kompetencji i efektywności swoich pracowników, poszukując im odpowiednich szkoleń czy narzędzi. Nie musisz także czekać na rozwiązanie skomplikowanych problemów miesiącami czy latami. Eksperci zajmą się tym, mając gotowe rozwiązania ze względu na swoje doświadczenie. Natomiast Ty i Twoi pracownicy możecie skupić się na wyciąganiu wniosków i podejmowaniu decyzji.

Podsumowanie

Podniesienie jakości raportów, dostęp do nowoczesnych technologii, demokratyzacja dostępu do wybranych danych, pozyskanie nowych kompetencji finansowych i procesowych, redukcja kosztów, czasu, to tylko wybrane korzyści płynące z outsourcingu controllingu u procesów raportowych. To tylko początek, ale niezwykle ważny w procesie optymalizacji efektywności biznesowej i budowy organizacji, w której kultura danych jest na wysokim poziomie.

Wybierając Enterium, wybierasz firmę działającą już 12 lat na rynku. Doskonale poznaliśmy potrzeby klientów i wychodząc im naprzeciw stworzyliśmy unikalne i kompleksowe rozwiązania problemów; zarówno dla firm na relatywnie wczesnym etapie rozwoju, jak i dojrzałych, walczących o rynek. Nie musisz tracić czasu na poszukiwaniu kilku różnych firm outsourcingowych, wyspecjalizowanych w określonych obszarach. Współpracując z nami zyskujesz dostęp do kompetencji kontrolera finansowego, analityka danych, architekta rozwiązań business intelligence, menedżera transakcyjnego, dyrektora finansowego i doradcy strategicznego. Łącząc te kompetencje od lat pomagamy zwiększyć rentowność i wartość firm z niemal każdej branży, na 3 kontynentach. 

Pomożemy Ci przejść transformację organizacji w opartą o dane, wdrażając najnowsze rozwiązania klasy Business Intelligence (Power BI). Pomożemy Ci też w obszarze rachunkowości zarządczej i controllingu; optymalizując i dostosowując do potrzeb firmy procesy natury księgowej, bazodanowej, raportowej, budżetowej a także doradzimy przy wybieraniu strategii, pozyskiwaniu finansowania czy ważnych dla Ciebie transakcjach.
 

Skontaktuj się z nami i umów na darmową konsultację.