Analityka biznesowa i controlling w startupach – jak wykorzystać dane do rozwoju firmy?

O tym, czy dany startup rozwinie się czy też poniesie biznesową porażkę, decydują często szczegóły, a opinii na temat drogi do sukcesu jest pewnie tyle, ile osób, które te startupy prowadzą. Nie ma jednego, określonego przepisu na sukces. Chcemy jednak w tym artykule zwrócić uwagę na to, że jakąkolwiek ścieżkę Twój startup obejmie, niezwykle ważna jest efektywność podejmowanych działań i redukcja ryzyka. Pomaga w tym budowanie już od samego początku kultury organizacji opartej o dane, zadbanie o odpowiednie narzędzia analityczne i wprowadzenie procedur controllingowych. Umiejętna analiza i podejmowanie decyzji w oparciu o dane umożliwia oparcie strategii rozwoju na stabilnych fundamentach. Dane można przekuć w wiedzę, którą trzeba wykorzystać – pozostaje tylko odpowiedzieć na pytanie “jak?”. O tym właśnie chcemy Ci dziś opowiedzieć, mając na uwagę specyfikę funkcjonowania ambitnych firm na wczesnym etapie swojego rozwoju.

Skalowanie biznesu – jak efektywnie kontrolować startup w trakcie jego rozwoju?

Załóżmy, że przeszedłeś już ze swoim startupem przez pierwszą fazę rozwoju. Twój produkt, usługa czy rozwiązanie zyskało akceptację rynkową, biznes nie tylko utrzymał się na rynku, ale również stopniowo zaczyna się rozwijać. Dzięki temu uzyskałeś dofinansowanie od inwestorów, którzy podobnie jak Ty, liczą na dalszy wzrost.

Organizacja zaczyna się powiększać – widać to nie tylko po liczbie zatrudnionych pracowników, wartości klientów czy skali wykonywanych operacji, ale także jest to dostrzegalne na poziomie finansowym oraz w oczekiwaniach wspomnianych inwestorów.

Wkraczasz w fascynujący, ale też złożony i trudny etap. Wraz z biznesem rośnie liczba danych a także zadań związanych z kontrolą przychodów, kosztów, marżowości, płynności, operacji, działań marketingowych czy zachowania Twoich klientów. Co zrobić w takiej sytuacji? Jak skalować biznes, dbając wciąż o jego efektywność?

9 na 10 startupów upada ze względu na nieodpowiednie zarządzanie finansowe (Failory)

Controlling, analityka i higiena przetwarzanych danych – dlaczego są one tak ważne w startupach?

Stworzenie działu analityczno-finansowego, zatrudnienie kontrolerów operacyjnych czy finansowych bądź CFO dla start-upu nie zawsze jest wysoko na liście priorytetów wydatkowych. W efekcie część zadań analitycznych i narzędziowych przejmują na siebie księgowi, pracownicy administracyjni czy nawet osoby zarządzające. Obszar raportowo-analityczny w efekcie nie jest profesjonalnie zagospodarowany, a wyzwania czyhają na każdym rogiem – nie rozumiemy fluktuujących marż, nie wiemy dlaczego churn w danym miesiącu był wyższy, inwestorzy oczekują wiarygodnych informacji na temat ich inwestycji, a my dysponujemy tylko chaotycznymi danymi operacyjnymi i ogólnym rachunkiem wyników (a to tylko przykłady pierwsze z brzegu).

Ponadto w przeszłości dostęp do narzędzi usprawniających zaawansowaną i interaktywną analizę danych w rozwijających się startupach był utrudniony. Wymagało to znacznych budżetów, długiego wdrożenia, a bardziej dostępne cenowo rozwiązania były mało elastyczne.

Szeroki rynek wyewoluował w kierunku pracy zdalnej i nauczył się współpracy w formie outsourcingu z partnerami. Dzięki temu znaczna część procesów biznesowych może odbywać się na odległość, co poprawia efektywność i obniża koszty. Usługi controllingu czy wdrożenia procedur i narzędzi analitycznych również można zorganizować w elastycznej formie outsourcingu.

Dodatkowo dzięki coraz większemu zaufaniu do chmury obliczeniowej i narzędzi takich jak Power BI, zdecydowanie łatwiej stać się data-driven nawet niedużym organizacjom.

Dlaczego od początku warto wykorzystywać założenia Business Intelligence przy zarządzaniu firmą?

• Przewaga konkurencyjna – jeśli rywalizujące z Twoim biznesem firmy nie wykorzystują danych i nie korzystają z dobrodziejstw podejścia Business Intelligence, może to być dla Ciebie znaczący wyróżnik. A jeśli wykorzystują – nie powinieneś zostawać w tyle.
• Możliwość weryfikacji opłacalności modelu biznesowego, który kiełkuje – wiarygodne dane i raporty pozwalają na precyzyjne monitorowanie rentowności przedsiębiorstwa, weryfikowanie efektywności na różnych poziomach, wychwytywanie odchyleń i diagnozowanie ich przyczyn.
• Atut w oczach inwestorów – z naszego 11-letniego doświadczenia wynika wprost, że podmioty z kulturą organizacyjną opartą na danych, z uporządkowanym ekosystemem raportowym, uzyskują wyższe wyceny. Jeśli planujesz kolejne rundy finansowania, a nie chcesz stracić zupełnie kontroli nad swoją firmą, powinieneś móc charakteryzować się także i takim, niedocenianym czasem przez początkujących przedsiębiorców atutem. Sama inwestycja to jednak tylko jedna strona medalu, gdyż później Twoi inwestorzy będą oczekiwali raportów – bez dobrze uporządkowanej analityki i procedur trudno będzie Ci efektywnie sprostać temu zadaniu.
• Analiza opłacalności przyjętego modelu monetyzacji – podejście data-driven pozwala monitorować efektywność przyjętego modelu, na poziomie sprzedaży usług czy produktów. Weryfikacja przyjętej strategii jest ważna i łatwiej ją robić, mając precyzyjne dane historyczne i predykcyjne.
• Wiarygodne symulacje i analizy predykcyjne – cała idea analizy danych opiera się na wyciąganiu wniosków z podjętych już decyzji czy obranych strategii, aby precyzyjnie określić najkorzystniejsze kierunki działań w przyszłości. Skorzystaj z tego, jeśli chcesz mieć pewność, że Twój startup będzie mógł stale rozwijać się.

Od 60% do 73% wszystkich danych firmy nie jest wykorzystywanych do analizy (Forrester)

Wyzwania dla startupów w obszarze controllingu i analityki danych

Choć benefity z przyjęcia strategii data-driven są oczywiste, to jednak wdrożenie procesów dotyczących controllingu czy analityki danych stawia przed startupami wyzwania. Bazując na naszym doświadczeniu, przygotowaliśmy listę 6 obszarów, które zwykle są najbardziej wymagające do zaimplementowania w firmach:

• dylemat, czy budować wewnętrzny zespół ds. controllingu i analityki danych, czy wykorzystać outsourcing;
• odpowiednie zaprojektowanie struktur przychodowo-kosztowych, w tym tzw. planu kont, wymiarów analitycznych, etc.;
• zaprojektowanie procesów controllingowo-księgowych;
• określenie KPI, budżetów, benchmarków, targetów i danych, które są kluczowe dla rozwoju startupu;
• wybór narzędzi analitycznych;
• generowanie, agregowanie danych z różnych źródeł, platform, programów, aplikacji;
• przetwarzanie danych, oczyszczanie ich, integrowanie, przygotowanie do analiz.

Zacznijmy od najważniejszego, czyli pierwszego podpunktu. Dla rozwijających się startupów zatrudnienie CFO, kontrolerów finansowych i analityków może być poważnym obciążeniem budżetu, co przyniesie efekt odwrotny od zamierzonego. Z tego względu lepszym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z zewnętrzną firmą i oddelegowanie jej zadań. To tańsze i efektywniejsze rozwiązanie – umożliwia także skalowanie zakresu obowiązków wraz z rozwojem startupu.

56% firm z sektora MŚP „rzadko lub nieregularnie” analizuje dane, a 33% twierdzi, że powodem jest zbyt wiele innych obowiązków (Sigma)

Na temat wyznaczania KPI, targetów i planowania struktur przychodowo-kosztowych przygotujemy odrębny wpis, ze względu na złożoność tych zagadnień. Z kolei w tym akapicie chcielibyśmy omówić podpunkt dotyczący doboru narzędzi analitycznych. Docelowo mają one umożliwić użyteczne, przejrzyste, interaktywne raportowanie w oparciu o wygenerowane i zagregowane dane z różnych źródeł oraz ich przetwarzanie, oczyszczanie i integrowanie. Najlepiej do tego celu sprawdzają się rozwiązania klasy Business Intelligence, takie jak Microsoft Power BI. Narzędzie jest przygotowane z myślą o firmach, których potrzeby pokrywają się ze wskazanymi przez nas wyzwaniami dla startupów w obszarze controllingu i analityki danych. Dokładnie opisaliśmy to w artykule opisującym, dlaczego warto przenieść raporty z Excel do Power BI.

Przykładowy raport wygenerowany w narzędziu Power BI

Jak wdrożyć controlling i analitykę danych w startupie?

Aby wdrożyć controlling i analitykę danych, nie trzeba zatrudniać kontrolera finansowego, BI Developera czy analityka – startup może skalować elastycznie swoje zapotrzebowanie poprzez outsourcing tych kompetencji do wyspecjalizowanych firm. Jak już wspomnieliśmy, to rozwiązanie tańsze, efektywniejsze i gwarantujące większą elastyczność niż budowanie wewnętrznego zespołu w startupach, które są na drodze dynamicznego rozwoju.

Jeśli chcesz wdrożyć controlling oraz analitykę danych w Twoim startupie i szukasz możliwości outsourcingu tych usług, skontaktuj się z nami!