Jak tworzyć raporty i wizualizacje, które inspirują do działania?

Ilu analityków, kontrolerów, deweloperów raportów, tyle powstaje różnych wizualizacji, tabel, dashboardów, raportów. Każdy ma swoje upodobania, przyzwyczajenia, które niczym malarz stosuje w prezentacji danych. Zdarza się jednak, że stworzone raporty nie są jednoznacznie zrozumiałe dla odbiorcy końcowego, który otrzymuje rozmaite zestawienia z różnych źródeł w różnych formatach. Jeśli więc za każdym razem czujesz się jak na wystawie malarstwa interpretując przesłanie artysty i jego dzieła na pewno zainteresuje Cię ten artykuł. Istnieją bowiem pewne zasady, wzorce, które sprawiają, że raporty i wizualizacje danych stają się bardziej zrozumiałe i użyteczne.

Dobre praktyki wizualizacji danych w raportach

Niezależnie, czy dostajesz raport po raz pierwszy czy jesteś już zaznajomiony ze strukturą otrzymywanego raportu kluczowe jest, aby oczekiwana przez Ciebie informacja była łatwo i szybko zauważalna. Musisz bowiem na jej podstawie podjąć dalsze decyzje biznesowe.

Warto też na tym etapie jasno wskazać, że określony sposób prezentacji danych w raportach czy pulpitach managerskich (w Excelu, Power BI lub innych platformach) powinien przyspieszyć i ułatwić zrozumienie sytuacji operacyjnej, finansowej czy biznesowej firmy bądź określonego obszaru jej działalności. Osoby decyzyjne, do których kierowane są raporty, nie powinny spędzać zbyt dużo czasu na szukaniu wartościowych informacji, powinny być one dostępne w przyjaznej, czytelnej, jednoznacznej formie. Raporty odpowiadać mogą na rozmaite pytania, na przykład:

• jakie firma osiągnęła wyniki w poszczególnych liniach biznesowych?
• czy realizujemy budżet, a jeśli nie – jakie obszary odpowiadają za negatywne odchylenia?
• jak zmienia się sprzedaż, marże, wyniki, KPI na przestrzeni czasu?  
• jaki mam poziom sprzedaży bądź w różnych ujęciach / wymiarach / strukturach?
• czy prowadzone przeze mnie działania windykacyjne przynoszą zadowalające efekty?
• czy dysponenci budżetu realizują założone cele?
• jak KPI generowane przez firmę odnoszą się do firm z otoczenia konkurencyjnego (benchmarking)?

Co zatem zrobić, aby ułatwić życie odbiorcom raportów?

Mniej tekstu

Jedną z najważniejszych dobrych praktyk, którą warto stosować, jest zmniejszenie ilości tekstu do niezbędnego minimum. Tekst potrafi być przytłaczający i trudno nim przekazać relację między danymi, skalę odchyleń, struktury czy trendy. Jeśli tylko to możliwe, warto zastąpić tekst wykresami, tabelami i innego rodzaju wizualizacjami. To jednak nie wszystko. Bardzo możliwe, że w Twojej firmie w raportach jest sporo wykresów i rozmaitych zestawień. Jednak niezoptymalizowane wizualizacje również mogą zakłócać czytelność i przejrzystość komunikatu. 

Adnotacje tekstowe, jeśli narzędzie raportowe na to pozwala; warto wprowadzić z kolei w formie dodatkowych komentarzy kontekstowych do wybranych punktów danych. Pozwala to na szybką identyfikację np. przyczyny odchylenia, poprawy bądź pogorszenia marży czy też poniesienia wydatków o charakterze jednorazowym (one-off).

Ograniczenie liczby kolorów i zwiększenie ich spójności

Wykorzystanie kolorów do wizualizacji danych to dość dyskusyjny temat. Użycie zbyt dużej liczby kolorów w raporcie rozprasza czytelnika i może prowadzić do błędnych wniosków już na samym początku analizy. Sprawia, że podświadomie szukamy znaczenia kolorów gubiąc w tym wszystkim istotę informacji.

Wskazane jest zatem, unikanie dekoracyjnego, nadmiernego ich użycia i zbyt intensywnej palety kolorów. Zasada ta odnosi się zarówno do prezentowanych danych, jak i tła tabel i wykresów. 

Istnieją na rynku rozmaite zebrane rekomendacje, praktyki, standardy wizualizacji danych. Jednym z nich są standardy IBCS® – International Business Communication Standards. Autorzy zbioru rekomendacji w ramach ww. standardów proponują m.in. drastyczne obniżenie wolumenu kolorów i stosowanie ich w zasadzie wyłącznie do prezentacji odchyleń czy dynamik, stawiając na mniej kontrastowe odcienie szarości, czerń i biel. 

(przykład nieczytelnego, mało przejrzystego raportu, na podstawie którego trudno wyciągać wnioski)

Nawet jeśli nie jesteśmy zainteresowani wdrażaniem w pełni standardów IBCS®, dobrą praktyką dotyczącą zastosowania kolorów jest zachowanie ich spójności. Jako odbiorca końcowy zapewne się zgodzisz, że bardziej czytelne byłoby zastosowanie konsekwentnie jednego koloru do oznaczenia określonych kategorii produktów czy usług na wykresach; określonego koloru bądź formatowania do oznaczania marż procentowych w tabelach, czy określonego sposobu wizualizacji konkretnego rodzaju danych. 

(przykład raportu stworzonego w Microsoft Power BI, na którym ograniczono wolumen kolorów i nadano im określone znaczenie)

Unikanie “ sygnalizacji świetlnej”

W wielu raportach można zauważyć prezentowanie danych za pomocą tak zwanej “sygnalizacji świetlnej”. Oznacza to użycie 3 kolorów czerwonego, żółtego i zielonego z wykorzystaniem symboli. Początkowo może wydawać się to ciekawe rozwiązanie, ale nie jest użyteczne. Według standardów IBCS®, ale również tak też wynika z naszego doświadczenia, rekomendowane jest zastosowanie dwóch kolorów: czerwonego i zielonego; informującego czy wyniki są poniżej zakładanego planu bądź czy zostały przekroczone. Ponadto warto przedstawić w sposób graficzny skalę odchylenia od budżetu, planu, zeszłego roku czy benchmarku rynkowego. Wtedy łatwiej i szybciej przyjdzie nam skupić się na istotnych wyzwaniach.

(przykład po lewej: zastosowanie “sygnalizacji świetlnej”, po prawej: tabela z wykorzystaniem rozwiązań Zebra BI)

Mniej znaczy więcej

Najczęstszym błędem podczas tworzenia wykresów jest ich dodatkowa dekoracja bądź naniesienie nadmiernej liczby wizualnych elementów. Wprowadzanie efektów 3D, tła czy niepotrzebnego tekstu, niejednokrotnie bardziej wyróżniającego się niż sam wykres, powoduje, że nasze oczy nie potrafią skupić uwagi na tym co ważne, czyli na głównym komunikacie płynącym z wykresu. Czasem bywa to określane jako “chartjunk”. 

Powstała nawet miara, która pozwala na określenie stosunku “atramentu” zużytego do przedstawienia konkretnych danych (data-ink) do atramentu zużytego do stworzenia całej wizualizacji, np. wykresu (total ink).

Na “total ink” składać się mogą takie elementy jak linie siatki, obramowania, tekst, efekty 3D, tła, czy dodatkowe kolory. Nie wszystkie te elementy są niezbędne. Czasem można a wręcz warto z nich zrezygnować dla uzyskania większej przejrzystości, co zaprezentowano na przykładzie poniżej. 

(wykres po lewej – wizualizacja przeładowana elementami wizualnymi z niskim wskaźnikiem data-ink ratio. Wykres po prawej – zoptymalizowana wizualizacja z wyższym wskaźnikiem data-ink ratio)

Co to oznacza w praktyce? Patrząc na powyższe wykresy, odpowiedz sobie na pytanie: z którego jesteś w stanie szybciej podać przychody ze sprzedaży samochodu 5? Wysoce prawdopodobne jest, że wskazałeś wykres nr 2. Czy jest nam do tego potrzebna oś Y, linie siatki, ogromna czcionka tytułująca wykres bądź legenda zawierająca znaczną część miejsca na wykresie? Kluczowe okazało się też  zastosowanie etykiet, z których od razu można odczytać wartość stojącą za daną kolumną. Podejście to również zalecają standardy IBCS®. 

Wykresy w tabeli

Przedstawiać dane w formie tabelarycznej, czy może jednak na wykresie? A co jeśli powiemy Ci, że da się połączyć te dwie techniki prezentacji danych?

(po lewej stronie niezoptymalizowana tabela przedstawiająca odchylenia w różnych kategoriach produktowych. Po prawej tabela przygotowana w Power BI z wykorzystaniem specjalistycznych wizualizacji Zebra BI)

Zastosowanie wykresów w tabeli to kolejna dobra praktyka przedstawiania danych polecana przez ekspertów. Może początkowo wydaje się bardzo nietypowe, jednak jak tylko przyzwyczaisz się do tego sposobu prezentacji danych, szczególnie jeśli duże znaczenie ma dla Ciebie analiza odchyleń, nie będziesz chciał otrzymywać innych form raportów.  Nawet złożone, wielowymiarowe zestawienia  już na pierwszy rzut oka wręcz uderzać będą konkretnymi informacjami. Zasada jest prosta: wszystkie zmiany, odchylenia, porównania należy przedstawić za pomocą wartości i dodatkowo wykresu słupkowego lub liniowego tuż obok. Tutaj warto, pamiętać o uwzględnieniu kolorów: np. czerwonego oznaczającego negatywne odchylenie i zielonego jako pozytywne. Eksperci w swoich standardach rekomendują również zastosowanie wykresu słupkowego do zmian liczbowych, a tzw. wykresów “lizakowych” (z ang. lollipop) do procentowych.

Wszystko to ma na celu szybszą i łatwiejszą identyfikację wszelkiego rodzaju odchyleń, aby później zagłębić się w szczegóły i jeszcze lepiej zrozumieć gdzie leżą wyzwania, problemy, a gdzie organizacja generuje lepsze wyniki niż zakładano. Na tej podstawie szybciej podejmiesz ważne decyzje biznesowe i nic nie umknie Twojej uwadze.

Unikanie nadmiaru informacji 

Dane łatwo przedawkować. Korzystanie z pulpitu menedżerskiego ma być dla Ciebie przyjemnością, ma on być zrozumiały i użyteczny. Jako odbiorca końcowy nie możesz być zasypywany toną informacji prowadzącą do dezorientacji. Kolejną dobrą praktyką jest zatem ograniczenie liczby wykresów, tabel czy fragmentatorów bądź tzw. tooltipów (czyli rozwijanych informacji, pojawiających się po najechaniu na określony punkt danych w wizualizacji) na jednym ekranie bądź stronie.

Dane powinny być prezentowane w taki sposób, aby możliwa była analiza od ogółu, do szczegółu; pamiętając o tym, aby najważniejsze informacje były dostępne i widoczne już na samym początku; bez konieczności wykonywania zbyt wielu kliknięć bądź przewinięć. 

(przykładowy raport po lewej stronie z nadmiarem informacji, po prawej: zoptymalizowany raport w Power BI)

Umieszczenie punktów odniesienia

Istotą prawie każdego raportu jest mierzenie efektywności. Tam gdzie to możliwe warto przedstawiać dane z odpowiednim odniesieniem bądź relacją; na przykład względem budżetu, planu, minionego okresu, benchmarku rynkowego czy innych, niż analizowane kategorie produktowe. Linia trendu często może okazać się niewystarczająca, jeśli nie wiemy czy organizacja realizuje założone cele.

(przykład wizualizacji stworzonej w Microsoft Power BI, prezentującej odchylenie wykonania przychodów miesięcznych; w poszczególnych kwartałach i całym roku w odniesieniu do planu).

Podsumowanie

W raportowaniu klarowność to cnota. Jej osiągnięcie nie musi być drogą przez mękę, jeśli posiada się odpowiednie doświadczenie, narzędzia. Nie mniej ważne jest też odpowiednie nastawienie i konsekwencja w podejmowanych działaniach w tym obszarze.

Wszystkie dobre praktyki, standardy, zestawy wskazówek, także profesjonalnie usystematyzowane (jak np. IBCS®) mają na celu zwiększenie spójności przekazu i łatwości identyfikacji określonego rodzaju informacji a także okiełznanie chaosu informacyjnego. Zastosowanie ich nie jest obligatoryjne. Należy jednak pamiętać, że zostały one wypracowane przez ekspertów z bogatym doświadczeniem, z którego warto skorzystać aby zaoszczędzić sobie czasu, nerwów i w efekcie ułatwić sobie codzienne, biznesowe życie. 

Jako Enterium pomagamy firmom w porządkowaniu procesów controllingowych i raportowych, w tym na ostatnim odcinku jakim jest tworzenie wizualizacji na pulpitach managerskich. Stale stawiamy na rozwój i innowacje, aby zapewnić naszym klientom najwyższą jakość projektowanych rozwiązań. Jesteśmy partnerem Microsoft wdrażając rozwiązania raportowe oparte na Power BI, a ponadto nawiązaliśmy partnerstwo z Zebra BI – firmą, która rozszerzyła funkcjonalność tego narzędzia do tworzenia jeszcze lepszych raportów, zgodnych ze standardami IBCS®. Po odpowiednim procesie wdrożenia narzędzia te pozwalają scentralizować raportowanie w jednym miejscu w chmurze z możliwością demokratyzacji dostępu do określonych odcinków danych w organizacji. Ponadto dodanie interaktywności do raportów i ułatwienie przetwarzania dużych zasobów danych pozwala na przeniesienie raportowania na inny wymiar, dając wymierne korzyści biznesowe całej organizacji.

Skontaktuj się z nami.