Przenieś swoje raporty z Excela do Power BI – sprawdź, dlaczego warto!

Czy zaczynasz odnosić wrażenie, że Twoja firma produkuje już zbyt dużo plików Excel i trudno nad nimi wszystkimi zapanować? Czy coraz częściej dostrzegasz ograniczenia Excela i problem z jego efektywnym wykorzystaniem? Być może rozwój Twojej firmy spowodował, że podstawowe narzędzie z pakietu Microsoft Office nie spełnia już swojej roli?

To czas, żeby zastanowić się nad zmianą filozofii przetwarzania danych i raportowania. Dowiedz się jak rozpoznać, że Excel już nie wystarcza, a także dlaczego warto w takiej sytuacji zacząć korzystać z narzędzi klasy Business Intelligence, takich jak Power BI.

Pierwsze sygnały, że Excel nie wystarcza

Microsoft Excel jest bardzo dobrym narzędziem, które w mniejszych firmach z powodzeniem spełnia swoją rolę magazynu danych z możliwością ich raportowania. Na przestrzeni ostatnich lat Excel został wyposażony w dodatkowe funkcje, a obecnie na jego ekosystem składa się kilka dodatków, w tym m.in.:

• Power Query (pobieranie i przekształcanie danych);
• Power Pivot (tworzenie modelu danych);
• tabele przestawne i Power Map.

Ta ewolucja pozwala na wykorzystanie Excela do podstawowych, a czasem nawet średniozaawansowanych analiz raportów. Podstawowe funkcje narzędzia sprawiają, że doskonale sprawdza się jako narzędzie raportowe w mniejszych firmach. Problem pojawia się w momencie, gdy przedsiębiorstwo zaczyna się rozwijać, a wolumen danych, ich źródeł i użytkowników raportów rośnie wprost proporcjonalnie do skali działalności. Jeśli Excel przestaje wystarczać, czas odpowiedzieć na trudne pytanie – czy to nie moment, w którym konieczna jest zmiana narzędzia i podejścia do raportowania na bardziej kompleksowe i profesjonalne.

Pracownicy tracą 36% swojego czasu na ręcznym wyszukiwaniu i porządkowaniu informacji. Do tego 44% czasu, jaki spędzają na poszukiwaniu informacji, przeznaczają na zapoznanie się z plikami, w których tych informacji nie znajdą. (CMS Wire)

Jak poznać, że zastosowanie samego Excela w firmie nie jest wystarczające? Przygotowaliśmy 7 praktycznych wskazówek. Jeśli w Twojej firmie:

1. Na tych samych plikach Excel pracuje kilka lub kilkanaście osób, przez co zauważasz problemy ze współpracą między członkami zespołu.
2. Powstaje bardzo dużo dokumentów Excel, a odnalezienie w nich szukanych informacji zaczyna być prawdziwym wyzwaniem.
3. Zespół potrzebuje regularnie przeprowadzać dokładne i kompleksowe analizy danych.
4. Dynamiczny rozwój firmy jest tendencją i głównym celem, a w najbliższej przyszłości danych tylko będzie przybywać.
5. Tworzone dotychczas raporty są nieczytelne, nieintuicyjne, brakuje im interaktywności, a w dodatku ich przygotowanie zajmuje dużo czasu.
6. Pojawiają się błędy w plikach, wynikające z manualnego sposobu ich powstawania – czynnik ludzki.
7. Pojawiają się niespójności między plikami, a nierzadko trudno ustalić, który z nich daje prawdziwy obraz sytuacji (brak wiarygodnego, jednego “źródła prawdy”).

A jeśli Excel nie wystarcza, przenieś raporty do Power BI

Dane powinny służyć Twojej organizacji, a nie rodzić problemy. Jeśli Twoja firma nawet do tej pory nie dostrzegała nieefektywności raportowej opartej na plikach xls, może czas spojrzeć na problematykę z boku, out-of-the-box, i zastanowić się, jak dużo cennego czasu Twój zespół traci na nieproduktywne czynności, które nie przynoszą żadnej korzyści biznesowej. W takiej sytuacji czas rozważyć bardziej zaawansowane narzędzia i zmianę podejścia. Pomóc w tym może Power BI.

Power BI jest również rozwiązaniem oferowanym przez Microsoft, będącym rewolucyjnym narzędziem do przetwarzania, wizualizacji i analizy danych (w tym w czasie rzeczywistym / real-time). Jest to rozwiązanie działające w modelu on-premise oraz w chmurze, które pozwala agregować i łączyć dane z wielu źródeł – programów księgowych, baz danych, arkuszy czy aplikacji webowych. Co niezwykle ważne – nie jest rozwiązaniem “pudełkowym” jak wiele modułów BI do popularnych programów finansowo-księgowych. W ramach Power BI można zaprojektować i stworzyć raporty skrojone na miarę potrzeb organizacji, zaczynając od “białej kartki”. Ponadto stosunkowo łatwo można udostępniać wybrane raporty lub ich elementy innym użytkownikom – pracownikom lub partnerom.

Wracając jednak do Excela – jego niedoskonałości są szczególnie widoczne przy próbie wizualizacji danych, ich łączenia, tworzeniu interaktywności między różnymi zestawieniami, tabelami czy wizualizacjami. Odpowiednie podsumowanie najważniejszych wniosków płynących z danych, a więc i ich wizualizacja, jest jednym z kluczowych elementów efektywnej analizy biznesowej. Na jej podstawie podejmowane są operacyjne i strategiczne decyzje – z tego względu musi być ona dokładna i fachowa.

Według badania przeprowadzonego przez firmę Gartner, niska jakość danych jest odpowiedzialna za średnio 15 mln USD strat rocznie. (Gartner)

Korzystanie z Microsoft Power BI zapewnia zdecydowanie większe możliwości. Pozwala wykonywać bardziej zaawansowane analizy, łatwiej wyszukiwać informacje czy prezentować wyniki w sposób bardziej efektywny i przejrzysty.

Wyobraź sobie, że potrzebujesz wiedzieć, po jakiej cenie i na jakiej marży sprzedałeś dany produkt do określonego kontrahenta 3 miesiące temu. Ile czasu zajmie Twojej księgowej, Twojemu pracownikowi lub Tobie na znalezienie takiej informacji lub jej obliczenie? Odpowiednio stworzone raporty i przepływy danych pozwolą na uzyskanie takiej informacji po +/- trzech kliknięciach.

Power BI zapewnia działanie na zintegrowanych danych z całej organizacji (a także danych zewnętrznych) oraz pozwala zadbać o wysoki poziom ich bezpieczeństwa. Korzystając z Power BI organizacja posiada wszystkie dane w jednym miejscu, a nie w rozproszonych niezintegrowanych plikach.

Podsumowanie przewag Microsoft Power BI nad Microsoft Excel

W pierwszym nagłówku zaprezentowaliśmy 7 wskazówek, jak rozpoznać, że czas przejść z Excela na bardziej zaawansowane rozwiązania analityczne. Teraz czas na podsumowanie 7 głównych przewag Power BI nad zestawami arkuszy kalkulacyjnych.

Porównanie: Raport w Excelu

1. Power BI jest stale aktualizowany pod kątem realizacji rosnących potrzeb organizacji chcących opierać swoje decyzje na danych. Cele Excela są odmienne – jest to narzędzie służące do szybkich obliczeń tabelarycznych bądź ręcznego lub pół-automatycznego przetwarzania niedużych zbiorów danych.
2. Power BI oferuje więcej możliwości szybszego grupowania danych i ich przechowywania.
3. Bardzo zaawansowane możliwości prezentowania danych – raporty są interaktywne (szybkie filtrowanie wizualizacji i tabel, interakcja między nimi – kliknięcie na dany punkt danych może filtrować pozostałe itd.), w pełni personalizowane, znacząco przewyższają możliwościami raporty stworzone w Excelu. Ich odpowiednie zaprojektowanie znacząco poprawia czytelność i ułatwia analizę raportów.
4. Możliwość integracji Power BI z innymi narzędziami – m.in. z Excelem właśnie, z bazami danych SQL, programami księgowymi, ERP, CRM, innymi programami użytkowymi czy też cloudowymi. Dzięki temu dane są magazynowane i łączone są w jednym miejscu, a nie rozproszone w wielu plikach.
5. Zwiększone bezpieczeństwo danych i rozwiązanie chmurowe – gotowy raport utworzony w Power BI przesyłany jest zwykle do chmury Power BI Service. Publikacja następuje w specjalnym obszarze roboczym – online, w którym możliwe jest dzielenie się raportami w organizacji, łącznie z udostępnianiem tylko określonych, wybranych wycinków danych określonym użytkownikom, tzw. Row Level Security (zamiast wycinania fragmentów danych z plików Excel i wysyłania ich np. pocztą e-mail).
6. Szybki eksport wybranych danych oraz wyników do Excela – jeśli zaistnieje taka potrzeba, korzystanie z Power BI znacząco skraca czas pracy (generujesz do xls tylko ten wycinek danych, który Cię interesuje do innych potrzeb, np. budżetowania).
7. Kompresja danych i lepsza wydajność – standardowe komputery napotykają trudności z otwarciem większych .csv czy sporych plików excelowych, w których znajduje się mnóstwo obiektów i sporo danych. W Power BI takiego problemu nie ma – nie ma również ograniczenia liczby rekordów, jak to jest w Excelu. Power BI posiada wbudowane algorytmy kompresji danych, dzięki czemu pozwala na dużo większą wydajność.

Z usługi Power BI korzysta już ponad 5 milionów subskrybentów. (Microsoft)

Odmienne potrzeby, odmienne narzędzia

Excel i Power BI zostały zaprojektowane do nieco odmiennych zadań. Excel służy do organizowania danych, podstawowego ich przekształcania oraz wykonywania operacji matematycznych i obliczeń, głównie w formie tabel. Z drugiej strony usługa Power BI to narzędzie do analizy biznesowej i wizualizacji danych dla firm o większych potrzebach analitycznych.

Wybór Power BI jest bardziej odpowiedni do pracy z dużymi zbiorami danych i / lub danymi, które wymagają wzajemnej interakcji, a także tworzenia wizualizacji, pracy w zespołach. To doskonałe narzędzie także do integrowania danych z wielu źródeł i analizowania ich, wyciągania wniosków i na tej podstawie podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Jeśli wiesz, że to kierunek odpowiedni dla Twojej firmy, dowiedz się jeszcze więcej o tym narzędziu czytając nasz poprzedni artykuł – czym jest Power BI?

Wymierne korzyści biznesowe niskim kosztem

Transformacja cyfrowa w obszarze controllingu i analityki biznesowej nie musi odbywać się wysokim kosztem, szczególnie, jeśli Twoja organizacja (jeszcze?) nie jest dużą korporacją. Power BI to narzędzie, które relatywnie niskim kosztem może znacząco usprawnić przepływ danych i raportowanie w firmie, uwolnić moce wybranych osób w zespole i umożliwić podejmowanie decyzji biznesowych w oparciu o jedno, zintegrowane źródło prawdy. Warto jednak zlecić wdrożenie i opiekę nad analityką biznesową profesjonalistom.

Zachęcamy do kontaktu, chętnie przejdziemy z Tobą przez tę ekscytująca drogę transformacji!