Myśl jak naukowiec, działaj jak przedsiębiorca. Praktyczne spojrzenie na budowanie kultury data-driven.

Prowadzenie firmy wiąże się z ciągłym ryzykiem i działaniem w warunkach niepewności. Ma to szczególne znaczenie w czasach dynamicznych zmian gospodarczych, prawnych, a nawet społecznych, które niejako wymuszają nieustanną adaptację firm do zmieniających się warunków. Koncentrując się wciąż na efektywnym rozwoju firmy są w stanie odnosić sukces w znacznej dzięki odpowiednio pozyskanej i wykorzystanej wiedzy. Wiedzę budują one na danych, i jest ona na tyle pełna i użyteczna, na ile udało się owe dane zintegrować z operacjami przedsiębiorstwa. Innymi słowy współczesne, zwinne, innowacyjne organizacje zmuszone są do dynamicznej transformacji w tzw. organizacje data-driven, tj. napędzane danymi na każdej płaszczyźnie swojej działalności. Jak to zrobić dobrze, na czym się skupić, od czego zacząć? 

Czym jest kultura data-driven? 

Współcześnie świat gwałtownie pędzi do przodu, nie ma  czasu na pomyłki, wolumen problemów do rozwiązania stale rośnie, a czas na podejmowanie decyzji, nawet tych strategicznych, jest dużo krótszy. Aby pozostać konkurencyjnym, idąc śladem gigantów, nawet małe i średnie firmy muszą dbać o innowacyjność, elastyczność, a także posiąść umiejętność pozyskiwania i przetwarza wiedzy na temat otoczenia konkurencyjnego oraz przewidywania trendów. Jak powiedział William Deming: „Nie wystarczy, abyś robił coś najlepiej, jak potrafisz, musisz wiedzieć, co trzeba zrobić, a następnie wykonać to najlepiej, jak potrafisz”. Zdobycie rzetelnej wiedzy i umiejętne jej wykorzystanie są kluczowe dla działania efektywnej organizacji, dlatego najszybciej rozwijające się, duże korporacje coraz częściej stawiają rozwój kultury data-driven w ich organizacji. Prowadzone badania przez firmy badawcze typu Gartner coraz częściej wykazują, że posiadanie kompleksowej analityki danych stanie się czymś naturalnym i powszechnym jak stosowanie oprogramowania komputerowego do prowadzenia księgowości (kiedyś nie było to tak oczywiste). Firmy, które nie spłacą długu technologicznego w obszarze danych (tzw. długu długu danych) będą daleko w tyle za konkurencją albo stawać się będą coraz bardziej nieefektywne. 

Organizacją data-driven możemy określić organizację, w której fundament  analizowania szans i zagrożeń, wyciągania wniosków, a w końcu i podejmowania decyzji finansowych, strategicznych czy operacyjnych stanowią rzetelne, mierzalne, oparte na danych fakty. Nie bez powodu dane uznaje się za nowy rodzaj kapitału, którego wartość rośnie i będzie wciąż rosła na znaczeniu. Każda organizacja generuje dane, niektóre firmy nawet nie mają świadomości jak dużo ich posiada. Dzięki ich dogłębnej analizie dane te mogą przeobrazić się w praktyczną, inspirującą do działania wiedzę niezbędną do pozyskania nowych klientów, ograniczenia kosztów, zwiększenia efektywności operacyjnej, optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów, identyfikacji odchyleń od norm, budżetów, trendów itd. Wszystko to jest niezbędne do efektywnego budowania wartości firmy i zwiększenia jej  przewag konkurencyjnych.

Czym jeszcze jest organizacja data-driven? Słowem klucz jest słowo “organizacja”. Zorientowanie na wykorzystanie danych nie powinno odbywać się na poziomie pojedynczego procesu bądź pracownika, a zwłaszcza kadry zarządzającej. Kultura zarządzania i podejmowania decyzji w oparciu o dane powinna zostać zaimplementowana w całej organizacji, wszystkich działach i procesach. Coraz częściej mówi się o demokratyzacji dostępu do danych, oznaczającej zwiększenie ich dostępności (w rozsądnym zakresie) na potrzeby codziennych aktywności dla jak największej liczby osób w organizacji. To niezwykle ważne, aby managerowie, także na średnim szczeblu, byli wyposażeni w aktualną, rzetelną, opartą na twardych danych wiedzę na temat funkcjonowania procesu za który odpowiadają, działu, którym zarządzają czy regionu, który nadzorują. 

Jak zatem stać się organizacją data-driven, organizacją opartą o dane? 

Swoją drogę w tym procesie należy zacząć przede wszystkim od gromadzenia danych. Wytyczając ujednolicone dla wszystkich działów lub procesów, standardy i zasady ich gromadzenia związane z ich pozyskiwaniem, przechowywaniem, przepływem i dalszym ich wykorzystaniem. Podobnie, jak w przypadku diamentów, “nieoszlifowane” dane mają znacznie niższą wartość. Warto zadbać zatem, aby były one wysokiej jakości, tzn. rzetelne, aktualne, spójne, tym samym powodując wzrost ich znaczenia i wartości, a w praktyce – sprawiając, że stają się przydatne biznesowo czy operacyjnie. To jednak oczywiście nie koniec. Organizacja data-driven nie tylko dostrzega potencjał w danych i potrafi je gromadzić, ale przede wszystkim jest zdolna do pracy z danymi, stale dba o ich jakość, wyciąga z nich wnioski i opiera swoje działania na ich podstawie.

Dlaczego tak ważna jest kultura zarządzania w oparciu dane (data driven)?

Transformacja w organizację data-driven to proces. Początkowo wymaga dużych nakładów finansowych i niefinansowych, a także pochłania dużo energii, a nawet momentami może generować frustrację wśród załogi. Trzeba bowiem wyjść z rozpędzonego pociągu i ułożyć pewne procesy i sposób myślenia od nowa. Jest to też proces wieloaspektowy, zaczynający się od kwestii czysto ludzkich – mentalności pracowników, pracy z ich przyzwyczajeniami, przez kwestie technologiczne (wdrożenia efektywniejszych systemów ERP czy profesjonalnych narzędzi analitycznych), ułożenia współpracy z nowymi partnerami biznesowymi wspierającymi cały proces, etc. Korzyści płynące z transformacji będą jednak procentowały w przyszłości, a nawet może się okazać, że były niezbędne. 

Warto przy tej okazji przytoczyć kilka faktów:

  • według firmy PwC, organizacje data-driven odnotowały 3-krotną poprawę wartości podejmowanych decyzji, przyczyniając się do lepszych wyników finansowych czy poprawy wydajności, 
  • badanie przeprowadzone przez Alation wykazało, że 90% firm o najwyższej kulturze danych osiągnęło lub przekroczyło swoje cele dotyczące przychodów w ciągu ostatnich 12 miesięcy,
  • z kolei według firmy McKinsey, organizacje data-driven mają 2,6-razy większe szanse na osiągnięcie wyższego zwrotu z inwestycji i pozyskują 23-krotnie więcej nowych klientów
  • firma Kairos Future z kolei wykazała z kolei zmniejszony poziom rotacji pracowników w formach z wysoką kultura danych (poniżej 10 proc!). 

Kluczowe aspekty budowania organizacji data-driven

Organizacja ma szansę stać się data-driven i budować na tym podejściu sukces biznesowy, jeśli dane będą postrzegane przez nią jako kapitał i kluczowy budulec całego organizmu, jakim jest firma. 

W praktyce pierwsze skrzypce zagrać muszą dwa czynniki: technologiczny i ludzki. 

Bez odpowiednich procesów, procedur i narzędzi analitycznych firma nie będzie w stanie odpowiednio gromadzić oraz wykorzystywać danych. Wykorzystywanie w tym celu niezliczonej liczby arkuszy kalkulacyjnych krążących chaotycznie w organizacji, abstrahując od tego że może być bardzo ryzykowne, jest nieefektywne. Często kalkulacje w nich zawarte okupione są ciężką, manualną pracą związaną z przetwarzaniem danych. Tam gdzie czynnik ludzki, tam i niezamierzone błędy, które mogą firmę dużo kosztować. Dostęp do danych też jest ograniczony i uzależniony od aktualizacji i udostępnienia kolejnych plików przez kolejne osoby w firmie. Chcąc być organizacją data-driven nie tylko musimy adresować kolejne analizy czy raporty, ale zacząć od podstaw czyli miejsca i sposobu ich powstawania

Spójność, aktualność, rzetelność danych oraz ich dostępność od ręki to kluczowe aspekty bez których trudno budować organizacje podejmujące racjonalne decyzje.

Odpowiednie, innowacyjne narzędzia klasy Business Intelligence, jakim jest Microsoft Power BI, pozwalają zautomatyzować procesy pobierania i przetwarzania danych z różnych miejsc, baz i systemów, a funkcjonalność dzielenia się raportami w określonych zakresach dostępów sprawiają, że każdy uprawniony pracownik może mieć do nich łatwy i co niemniej ważne, bezpieczny dostęp. Power BI daje ponadto możliwość tworzenia użytecznych, funkcjonalnych, interaktywnych raportów, w których “na klik” możemy mieć dostęp do aktualnych informacji, które w danym momencie najbardziej nas interesują – bez względu na to, czy są to informacje o odchyleniu przychodów od budżetu w danym miesiącu, średniej cenie sprzedaży określonego towaru do danego klienta czy płci osób, które odwiedzały nasz sklep internetowy w minionym kwartale. Ważne jest oczywiście odpowiednie zaprojektowanie interfejsu użytkownika, który pozwoli na przystępne poruszanie się w środowisku raportowym, dlatego warto zlecić nie tylko stworzenie odpowiedniego ekosystemu pobierającego i przetwarzającego dane, ale także tzw. front-endu raportowego ekspertom. 

Ważnym aspektem pod kątem transformacji w organizacje data-driven jest możliwość demokratyzacji danych dostosowanych do potrzeb. Dane zawarte w pulpicie menedżerskim mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb każdego działu, a także szczebla wtajemniczenia pracowników. Co to oznacza w praktyce? Obrazując na przykładzie: kierownik działu HR może mieć dostęp do informacji o pracownikach, ich czasie pracy, czasie trwania umowy, wynagrodzeniach z rozbiciem na jego poszczególne składowe, w szerszym zakresie niż jego podwładni. Natomiast nie będzie miał dostępu do informacji czy planowany poziom zamówień został osiągnięty. To wbrew pozorom oczywiste rozwiązanie dzięki przejrzystości danych pozwala mu skoncentrować się na analizie kluczowych dla niego informacji.

Fundamentalnym elementem transformacji organizacji data-driven jest oczywiście aspekt ludzki, co wiąże się również z demokratyzacją dostępu do danych. Często w firmach, które planują stać się organizacją data-driven utrzymuje się zakorzeniona z dawnych czasów tendencja ograniczenia dostępu danych tylko do kadry zarządzającej. Takie podejście hamuje proces transformacji. Dostęp i rozumienie danych przez pracowników niższego szczebla jest kluczowe. Dzięki temu bowiem rośnie zaangażowanie pracowników, może również zostać zainicjowane zjawisko początkowo wewnętrznego, a w późniejszym okresie zewnętrznego benchmarkingu; procesu porównywania się z innymi, często lepszymi podmiotami i dążeniem do uzyskania podobnego stanu. Zrozumienie danych, a także celu firmy przez pracowników przekłada się bezpośrednio na wzrost efektywności, lepsze zrozumienie decyzji biznesowe kadr, wzrost innowacyjności i wartości firmy. 

Co gwarantuje sukces transformacji w organizację data-driven?

Transformacja w organizację data-driven, czyli w organizację opartą na danych nie jest łatwa. Największymi przeszkodami są wyzwania kulturowe, organizacyjne i procesowe.

Pierwszym i najtrudniejszym krokiem jest zmiana mentalności kadry zarządzającej i pracowników. Cała organizacja musi zrozumieć jak kluczowe dla rozwoju firmy są dane i praca z nimi. W zmianie myślenia ważne jest również wykorzystanie danych do dochodzenia: dlaczego wyniki finansowe są gorsze, dlaczego nie zostały osiągnięte określone KPI, co musimy zrobić, żeby osiągnąć założone cele? Organizacje data-driven nie przyjmują tylko informacji o złych wynikach, tylko analizują dane w celu znalezienia problemu i wprowadzeniu procesów naprawczych.  

Bezpośrednio ze zmianą myślenia kadry zarządzającej, a stanowiąca klucz do sukcesu jest również wcześniej wspomniana demokratyzacja informacji. Dlaczego kolejny raz o niej mówimy? Bo jest niezmiernie ważna dla tego procesu. Dane, dostęp do nich należy traktować jako własność organizacji, a nie tylko działu bądź zarządu. To osoby na “pierwszej linii frontu” mogą czasem wnieść korzystne dla firmy spostrzeżenia. Często to te osoby, poprzez swą codzienna pracę mają najwięcej pomysłów udoskonaleń. To właśnie na ich opinii powinno się polegać, a nie osoby, która analizuje dane za przysłowiowego biurka.

Aby osiągnąć sukces ważna jest również edukacja pracowników. Umiejętności rozumienia i analizowania danych nie powinny leżeć tylko po stronie analityków danych, działu controllingu, czy kadry zarządzającej. Każdy pracownik powinien znać istotę i rozumieć dane; to dzięki temu decyzje są bardziej trafne i podejmowane w krótszym okresie czasu. Zaangażowanie liderów, kierowników do podejmowania decyzji w oparciu o dane również nie jest bez znaczenia. Warto pamiętać tutaj o zasadzie, że przykład “idzie z góry”. Jeśli pracownicy dostrzegą, że przełożeni argumentują podjęcie decyzji w oparciu o dane, ich zaangażowanie również wzrośnie. 

Niezmiernie ważne jest również wykorzystanie odpowiedniego narzędzia analitycznego. Nowe rozwiązanie powinno być kompatybilne z systemami księgowymi, ERP, CRM, bazami danych, czy innymi źródłami wykorzystywanymi przez organizację, a dane które się w nim znajdą powinny być odpowiednio oczyszczone i spójne ze sobą. Wdrażając do organizacji narzędzie analityczne należy mieć na uwadze, że powinno ono wspierać analizę danych, a co za tym idzie powinno zawierać łatwy dostęp, możliwość dostępu dla wielu użytkowników, być elastyczne z możliwością dostosowania do potrzeb, a przede wszystkim prezentować dane w sposób przejrzysty, intuicyjny, przyjazny dla użytkowników. Można jego wdrożenie zlecić firmom outsourcingowym – to one znają najnowsze praktyki i standardy, a korzystając ze swych doświadczeń na pewno zaimplementują te najlepsze i dostosowane do potrzeb Twojej organizacji.

Podsumowanie

Jako zespół Enterium pomogliśmy już dziesiątkom firm w przejściu transformacji w organizacje oparte o dane. Łącząc nasze kompetencje z zakresu Business Intelligence i controllingu, nie tylko wdrażamy nowoczesne, chmurowe narzędzie analityczne jakim jest Microsoft Power BI, ale także pomagamy naszym klientom w uporządkowaniu danych, a wykorzystując nasze wieloletnie doświadczenie pomagamy wskazać te, które mogą okazać się kluczowe. 

Skontaktuj się z nami jeśli chcesz przyspieszyć transformację swojej organizacji i skupić się na budowaniu wartości firmy. Jeśli masz wątpliwości bądź pytania, chętnie udzielimy na nie odpowiedzi podczas darmowej, niezobowiązującej konsultacji. Umów się już dziś.

Napisz komentarz

Zatrudniamy !