Jak analizować efektywność windykacji i stan należności?

Płynność finansowa przedsiębiorstwa jest warunkiem niezbędnym do przetrwania organizacji na rynku. Stwierdzenie niby oczywiste, znane każdemu przedsiębiorcy, a jednak to dopiero ostatnie lata, w tym wybuch pandemii, spowodowały, że wiele organizacji (szczególnie takich, które nie pamiętają poprzednich spowolnień gospodarczych) dostrzegło prawdziwą wagę jego znaczenia. Monitorowanie stanu należności i efektywna windykacja zaczęły odgrywać ważną rolę w utrzymaniu płynności finansowej, decydując o istnieniu danego przedsiębiorstwa. 

Jak zadbać o płynność finansową w organizacji? 

Pojęcie płynności finansowej wiąże się ze zdolnością terminowego regulowania zobowiązań finansowych – faktur, podatków, pensji pracowniczych, przy równoczesnych bieżących rozliczeniach z kontrahentami związanymi z prowadzoną działalnością. Utrzymanie płynności finansowej, a tym samym zadbanie, aby pod koniec roku obrotowego na koncie nie widniały same zera jest bazą wyjściową do dalszych planów inwestycyjnych i rozwoju firmy.

“Cash is king” mówi znane powiedzenie. Nagłe ograniczenie kosztów bądź drastyczne zmniejszenie liczby etatów, które obserwujemy zwłaszcza w okresie zawirowań gospodarczych, wydają się być rozwiązaniami na chwilę. Niepewne czasy powodują, że firmy coraz większą wagę przykładają do zarządzania płynnością – skutecznego rozwiązania przynoszącego długofalowe efekty. 

Według badania przeprowadzonego przez Krajowy Rejestr Długów, aż 60% firm odczuwa opóźnienia w płatnościach od swoich klientów. Jak temu zapobiec? Jak zmniejszyć skalę zadłużenia w firmie?

Często w firmach koncentruje się na dużych jednostkowo kwotach należności, bagatelizując tym samym zaległości na mniejsze kwoty, które jednak mogą niczym kula śnieżna kumulować swoją całkowitą wartość i uderzyć efektywność ekonomiczną całej organizacji, a w najgorszym przypadku nawet zagrozić kondycji finansowej firmy. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy firma oferuje rozwiązania, towary, produkty o relatywnie niskiej jednostkowo wartości, z odroczonym terminem płatności. 

Od czego zacząć proces zarządzania należnościami? 

Proces zarządzania należnościami powinien rozpocząć się na etapie konstruowania strategii sprzedażowej i windykacyjnej firmy. To na tym etapie firma powinna przewidzieć szanse i zagrożenia dotyczące terminowego regulowania należności oraz wyznaczyć KPI, jak i najlepsze, możliwe do osiągnięcia na określonym rynku, terminy płatności; odpowiadając między innymi na pytania: kim będą klienci, jaką mają statystyczną zdolność do zaciągania kredytu kupieckiego, bądź jakie mogą wystąpić ryzyka związane z działalnością w branży. Dopracowanie i wynegocjowanie odpowiednich warunków handlowych z odbiorcami, łącznie z wprowadzeniem korzyści dla kontrahentów za terminowe regulowanie swoich zobowiązań względem firmy, to tylko wstęp do następnego kroku. Kolejnym etapem jest dostosowanie procedur windykacyjnych, stosowanych narzędzi, metod. Technik windykacyjnych jest wiele, natomiast w tym artykule chcielibyśmy skupić się na monitorowaniu efektywności zastosowanych procedur. 

Jak mierzyć efektywność windykacji?

Monitorowanie parametrów związanych z zarządzaniem należnościami pozwala organizacji na ocenę efektywności działań windykacyjnych i ewentualną modyfikację przyjętej strategii czy procedur w tym zakresie. Może się bowiem okazać, że nie zawsze ustalona procedura względem określonych należności jest opłacalna. Innymi słowy nakład pracy i koszty mogą przewyższać wartość odzyskiwanej należności. Przed przystąpieniem do poważniejszych działań windykacyjnych warto sprawdzić średnią kwotę kosztów przypadających na windykowana należność, przy zastosowaniu przyjętej procedury.

Istnieje wiele metod analizy stanu i struktury należności. Poniżej przedstawiamy kilka z nich.

Wskaźnik cyklu regulowania należności

Przydatnym w ocenie zdolności organizacji do otrzymania należności w danym okresie jest wskaźnik DSO (Days Sales Outstanding), czyli wskaźnik cyklu regulowania należności. Pomaga on ustalić przeciętny czas spłaty należności przez kontrahentów w dniach. Innymi słowy – średnio po ilu dniach od momentu wystawienia faktury przedsiębiorstwo  otrzymuje zapłatę. 

Oblicza się go na podstawie wzoru: 

Zobrazujmy to na przykładzie: Chcemy ocenić zdolność firmy XYZ do otrzymania płatności w ciągu jednego miesiąca (30 dni). Zrealizowana sprzedaż w miesiącu wyniosła 100.000 zł, a przeciętny stan należności wyniósł w tym okresie 70.000 zł. Wówczas DSO = 70.000/100.000 * 30 = 21.  Oznacza to, że średni czas zwrotu należności wynosi 21 dni. 

Nie ma jednego, optymalnego przedziału tego wskaźnika dla wszystkich branż. Jest on uzależniony specyfiki sektora i przedsiębiorstwa. Warto stale monitorować jak zmienia się ten wskaźnik w odniesieniu do przeszłości, jak również jak wygląda na tle konkurencji.

Dlaczego to takie ważne? Informacje, które uzyskamy na podstawie obliczeń pozwalają opracować dokładniejsze prognozy przepływów pieniężnych na przyszłość; dzięki czemu łatwiej zarządzać cash flow, a także pozwalają na podjęcie decyzji o zmianie procedur windykacyjnych czy warunków umownych z kontrahentami. Często zdarza się, że trzeba wręcz zmodyfikować model biznesowy firmy. 

Istotna jest również korelacja wspomnianego wskaźnika DSO z DPO, czyli wskaźnikiem cyklu pokrycia zobowiązań. Oczywiście najkorzystniejszą sytuacją dla firmy jest, kiedy DSO przyjmuje niższą wartość DPO, co w praktyce oznacza krótszy czas uzyskania należności i dłuższy czas spłaty zobowiązań. To prowadzi do pozytywnego wpływu na całkowity cykl konwersji gotówki. Sytuacja odwrotna prowadzi zaś do niekorzystnych sytuacji, a w dalszym rezultacie konieczności zadłużenia w innych zewnętrznych instytucjach. Ponadto zbyt wysoki DSO może przyczynić się do obniżenia wiarygodności na rynku i problemów z pozyskiwaniem finansowania lub nowych dostawców.

Wskaźnik rotacji należności 

Odwracając powyższy wskaźnik możemy uzyskać wskaźnik rotacji należności. Informuje on o skuteczności ściągania należności i jest wyrażony w mnożniku. Odpowiada na pytanie: ile razy w ciągu roku należności przekształcają się w gotówkę. 

Oblicza się go ze wzoru:

Oczywiście im wyższy poziom wartości wskaźnika tym lepiej. Zakłada się, że optymalna wartość wskaźnika powinna mieścić się w przedziale <7;10> .Jeśli firma uzyskuje wskaźnik mniejszy niż 7 oznacza to, że prawdopodobnie zbyt długo “kredytuje” swoich klientów, jeśli zaś powyżej 10 organizacja prawdopodobnie udziela zbyt krótkiego kredytu kupieckiego.

Jednak podobnie jak wskaźnik cyklu regulowania należności jest on wskaźnikiem zróżnicowanym branżowo, czyli poziom wskaźnika powinien być porównywany w odniesieniu do przedziału dotyczącego danej branży i konkurencji.

Wiekowanie należności 

Punktem wyjścia do analizy należności może być też raport wiekowania należności. Powinien on przedstawiać wszelkie należności z tytułu dostaw i usług z wyszczególnieniem terminów przeterminowań w określonych przedziałach czasowych wraz ze wskazaniem klientów w poszczególnych przedziałach i kwot przeterminowań.. Kategorie czasowe mogą być indywidualnie przyjęte przez organizację, dla przykładu mogą wyglądać jak niżej:

  • należności bieżące (które nie są jeszcze przeterminowane)
  • należności przeterminowane do 30 dni
  • należności przeterminowane od 30 do 60 dni,
  • należności przeterminowane powyżej 60 dni do 90 dni,
  • należności przeterminowane powyżej 90 dni do 180 dni,
  • należności przeterminowane powyżej 180 dni do 360 dni,
  • należności przeterminowane powyżej 360 dni.

Analiza raportu wiekowania należności i to jak zmienia się ich struktura w czasie umożliwia dostrzeżenie w porę ewentualnego ryzyka zagrożenia płynności firmy i oszacowania jego ewentualnych skutków finansowych oraz na wiarygodną i rzetelną wycenę pozycji należności z tytułu dostaw i usług w bilansie. Jednocześnie, w zależności od przyjętej polityki rachunkowości przez firmę warto zwrócić uwagę na to, że należności przeterminowane o więcej niż 180 dni, a w niektórych firmach o więcej niż  360 dni mogą wiązać się z koniecznością dokonania odpisów aktualizacyjnych, które negatywnie wpłyną na wynik finansowy firmy w danym roku obrotowym. Regularna analiza wiekowania należności pozwala też na identyfikację problematycznych klientów.

Jak Power BI może pomóc w analizowaniu efektywności działań windykacyjnych i stanu należności? 

Wzrost znaczenia monitorowania stanu należności i coraz powszechniejsza praca zdalna, utrzymująca się po dzień dzisiejszy całkowicie lub w modelu hybrydowym, pokazała jak istotne są elastyczne, dostępne z każdego miejsca, narzędzia analityczne, pozwalające na efektywne zarządzanie należnościami. Narzędzie analityczno-raportowe klasy Business Intelligence, jakim jest Power BI, może wspomóc Twoja firmę w monitorowaniu stanu należności oraz działaniach windykacyjnych poprzez między innymi: 

  • możliwość integracji z systemami zewnętrznymi (m.in. księgowymi, CRM, plikami Excel) i agregacji dużej ilości danych w jednym miejscu,
  • gromadzenie, przetwarzanie danych, aby były rzetelne i spójne
  • stały dostęp do aktualnych danych o stanie należności, klientów,
  • tworzenie przejrzystych, interaktywnych, opartych na aktualnych danych raportów / dashboardów analitycznych i managerskich z najważniejszymi wskaźnikami windykacyjnymi, strukturami, KPI w różnych ujęciach czasowych,
  • tworzenie symulacji i odniesienie danych dot. należności do szerszej analizy cash flow
  • wizualizację danych, dzięki czemu łatwiej dostrzec trendy, skalę odchyleń od normy, kształty struktur, 
  • automatyzację generowania raportów biznesowych i windykacyjnych
  • dostępność i demokratyzację dostępu do danych (dla menedżerów, kierowników niższego szczebla) dzięki czemu mogą odpowiednio i szybko reagować, 
  • elastyczność – w każdej chwili może być zmieniony i dostosowany do potrzeb. 

Wprowadzenie odpowiednich narzędzi analitycznych w obszarze windykacji może być jednym ze sposobów na poprawę płynności finansowej. Może również całkowicie zmienić dotychczasową percepcję kadry zarządzającej i pracowników i ich priorytety względem narastających kredytów kupieckich. Praca na rzetelnych danych może się przyczynić do bardziej uważnego i świadomego podejmowania decyzji dotyczących płynności finansowej.

Skontaktuj się z nami.
Pomożemy Ci zoptymalizować proces analizy należności i przejść efektywną transformację cyfrową w obszarze analityki biznesowej i controllingu.

Napisz komentarz

Zatrudniamy !