Analityka biznesowa w firmie usługowej b2b

Controlling i analityka w praktyce, cz. #1: Firmy usługowe.

Controlling i analityka biznesowa w firmach usługowych, które chcą się dynamicznie i efektywnie rozwijać, stają się z czasem obszarem coraz większych wyzwań. Warto je odpowiednio nazwać i zoptymalizować na jak najwczesniejszym etapie, a później dostosowywać do zmieniających się i rosnących potrzeb.

Podstawą działalności w tym modelu byli, są i mimo postępujących procesów automatyzacji, robotyzacji czy autonomizacji nadal w większym lub mniejszym zakresie będą ludzie czyli Twój Zespół, przez niektórych zwany „Zasobami Ludzkimi”, a jeszcze innych już bardzo potocznie „Produkcją” lub „Operacjami”.

Zostaw nam proszę swój adres email.

Niezwłocznie otrzymasz wówczas dostęp do dalszej części artykułu. Obiecujemy, że nie będziemy nachalni 🙂

Loading...

Zespół w firmach, które uzyskały już odpowiednią skalę działalności, a do takich kierujemy ten wpis, liczy kilkadziesiąt, kilkaset czy nawet kilka tysięcy osób. W większości przypadków praca ma charakter zadań, które można określić jako Projekty. Projekty mogą być krótkie (zamykające się w obrębie miesiąca) lub długie (kilka miesięcy, kwartałów czy nawet lat). Projekty mają charakter jednorazowy lub powtarzalny. Przykładem projektów jednorazowych mogą być różnego rodzaju wdrożenia IT, a jednocześnie ze względu na harmonogramy będą to raczej projekty dłuższe, czyli kilkumiesięczne. Z kolei na przykład świadczenie usług ochrony czy sprzątania w oparciu o umowę pomiędzy stronami będzie miało charakter powtarzalny z rozliczeniem najczęściej w cyklu miesięcznym i zazwyczaj również będzie kontraktem o charakterze długoterminowym.

Przyjrzyjmy się kilku istotnym kwestiom związanym z prawidłowa analityką danych w firmach usługowych. Są to obszary, w których pomagamy naszym Klientom na co dzień, świadcząc usługi m.in. w modelu controlling as a service powiazanego z analityką business intelligence.

Śledzenie czasu pracy

Controlling czasu pracy

W świecie idealnym Twój zespół przypisany jest do projektów i każdy z pracowników cały czas poświęca na realizację zdań tylko w ramach jednego z nich w danym okresie. O ile taka sytuacja może mieć miejsce w kontraktach związanych z wynajmem pracowników (projekty typu outsourcing, managed services) czy usługach typu facility management (pakiet usług związanych z zarządzaniem obiektami), realia są niestety najczęściej bardziej złożone.

Aby poprawnie alokować czas pracy Zespołu do wielu projektów, nad którym pracuje konieczne staje się wdrożenie procedur i narzędzia, które to umożliwia. Takich rozwiązań na rynku jest sporo i ich dostępność nie stanowi większego problemu, natomiast większym wyzwaniem jest efektywne ich wdrożenie i wykorzystanie, a w dalszej kolejności logiczne użycie zgromadzonych danych w celu uzyskania korzyści i przewag płynących z tych danych.

Oczywiście narzędzia do time trackingu, bo o takich mowa powyżej, nie są jedynym rozwiązaniem, gdyż bywa, że dane o alokacji czasu pracy są zbierane w inny sposób, ale kluczowymi wyzwaniami będą tu procedury, standaryzacja, automatyzacja i na końcu zintegrowanie generowanych danych z systemem analityki. W sytuacji, gdy koszty pracy potrafią stanowić ponad 80% ogółu, jak to ma miejsce niejednokrotnie w usługach, błędy popełnione na tym etapie mogą zaburzyć czystość danych w całym systemie analitycznym firmy i skomplikować controlling.

Analityka projektów

Controlling projektów

Wydaje się, że to oczywistość, ale nasze doświadczenia ze współpracy z wieloma firmami wskazują, że poprawna analityka w tym obszarze niesie również wiele wyzwań. Przykłady takich wyzwań, z którymi musi zmierzyć controlling to:

  1. Przypisanie wszystkich koniecznych kosztów bezpośrednich do projektów – nie zawsze łatwe i wymagające często modyfikacji w systemie rozliczeń kosztów, także w obszarze księgowym.
  2. Dobór spójnych i logicznych kluczy alokacji kosztów po projektach.

Takich problemów jest dużo więcej i bez ich identyfikacji, nazwania, wdrożenia odpowiedniego rozwiązania i konsekwentnego stosowania (najlepiej poprzez automatyzację) obraz danych znów może być niepełny lub w skrajnym przypadku może zniekształcać rzeczywistą sytuację.

Matching principle, czyli zasada współmierności

wspolmiernosc-przychodow-kosztów

OK, mamy już uchwycone dane o zatrudnieniu, przypisaliśmy koszty i wdrożyliśmy zasady rozliczania poszczególnych projektów. Ale to niestety nie koniec wyzwań.

Prędzej czy później stajemy przed problemem współmierności przychodów i kosztów w danym okresie dla poszczególnych projektów. Nasz standardowy cel to śledzenie realnej marży na poziomie projektów w ujęciu miesięcznym (lub dowolnie dłuższym). Tymczasem nasze projekty często trwają dłużej niż miesiąc, a do tego mają jeszcze nieregularnie rozłożony w czasie cykl fakturowania, na przykład według ustalonych z klientem tzw. milestones’ów.

Dodatkowo bywa tak, że koszty także są nieregularne i fluktuują w czasie realizacji projektu. Możemy mieć podwykonawców, którzy fakturują nas według osobnych ustaleń i wiele innych operacji, wpływających na to, że proste zestawienie faktur przychodowych i kosztowych w danym okresie zupełnie nic nam nie mówi na temat realnej rentowności.

Na szczęście istnieją narzędzia i procedury, które pozwalają te wyzwania pokonać. Może się to odbyć zarówno w obszarze systemu controllingowego firmy jak również zostaje przeniesione na poziom księgowań, poprzez tworzenie odpowiednich zapisów księgowych. Uzyskanie takiej wiedzy daje dużo większy komfort menedżerom czy zarządzającym w obszarze podejmowania decyzji biznesowych. Marża na projektach już nam tak nie fluktuuje z miesiąca na miesiąc i jesteśmy w stanie w każdej chwili ocenić realne wyniki.

Wdrożenie zasady współmierności na poziomie miesięcznym to proces związany także z budżetowaniem projektów a także wyników finansowych firmy. Dzięki zastosowaniu optymalnych procedur późniejszy monitoring realizacji budżetu odbywać się może sprawnie, w cyklu regularnym, miesięcznym. Nikt bowiem, na przykład, nie będzie mógł wówczas mgliście tłumaczyć niezadowalającej marży przesunięciem rozliczenia czy księgowań. Porównujemy jabłka… do jabłek.

KPI w firmie usługowej, które skłaniają do refleksji

kpi-usługi-b2b

KPI to temat rzeka, ale przyjrzyjmy się tu dwóm obszarom, które są kluczowe w usługach, a jak uczy doświadczenie – wiele firm ich nie śledzi lub robi to źle, nawet controlling nie jest im obcy.

Pierwszy dotyczy wielowymiarowej analizy rentowności projektów. Projekty mają często wielopoziomową strukturę kosztową, na którą składają się koszty wynagrodzeń Zespołu, delegacje, koszty podwykonawców (o różnym charakterze – np. substytucyjnym wobec kosztów Zespołu firmy lub uzupełniającym), zużycie materiałów, amortyzacji itp. Na koszty, które w sposób stosunkowo jednoznaczny i łatwy można przypisać do projektu nakładają się koszty realizowane na poziomie ogólnofirmowym związane z zarządzeniem projektami czy podobne. Taka sytuacja wymaga najczęściej analizy kilku poziomów rentowności projektów, bo tylko wtedy jesteśmy w stanie dokładnie zidentyfikować problemy czy usprawniać procesy. Dodatkowo powinniśmy być w stanie śledzić dane finansowe projektów, w tym rentowność w oparciu o różnego rodzaju cechy: po rodzajach realizowanych usług, po klientach czy ich grupach, geografii, sektorach/ branżach, czy w obszarze naszego HR (sprzedawcach, źródłach leadów, menedżerach zarządzających itd.). Oczywiście całość z uwzględnieniem opisanej wyżej zasady współmierności i w zestawieniu z danymi budżetowymi.

Drugi, obok wielowymiarowej analizy marżowości, obszar kluczowy dla firmy usługowej to efektywność / produktywność najcenniejszego zasobu, którym firma dysponuje a więc Zespołu. Z pomocą przychodzi na początku prosty wskaźnik związany z przychodami na zatrudnionego. I choć już na tym etapie nasze doświadczenia wskazują, że wiele firm go nie śledzi, ciekawiej zaczyna się robić, gdy rozbudujemy taką analitykę o dane dynamiczne w poszczególnych okresach czy o kwestie kosztów wynagrodzeń i marżowości bezpośredniej pracowników. Wisienką na torcie bywa benchmarking do wartości osiąganych przez konkurencję krajową czy zagraniczną. Taka analityka to już bardzo ciekawy fundament do dyskusji strategicznych w kontekście długofalowych planów, obszarów rozwoju czy budowy wartości firmy.

Power BI w służbie efektywnego raportowania

No dobrze, a co jeśli udało nam się pokonać te wszystkie wyzwania, mamy wdrożone i zoptymalizowane procedury, generujemy czyste dane? W Enterium wychodzimy z założenia, że potrzebna jest elastyczna platforma, która pomoże w ich porządkowaniu, grupowaniu, wizualizacji i analizie. Rozwiązanie, które proponujemy Klientom w ramach naszej usługi Business Intelligence 360° opiera się o czołową na rynku platformę Microsoft Power BI, której elastyczność, funkcjonalność i otwartość na zasilanie danymi z różnych źródeł pomaga nam każdorazowo dostosować rozwiązanie pod potrzeby i specyfikę danej organizacji. 

To pierwszy z cyklu naszych artykułów poruszających wybrane branżowe zagadnienia obejmujące controlling i analitykę danych. W kolejnych częściach przyjrzymy się w tym zakresie bliżej branży gamingowej, ochronie zdrowia czy e-commerce. Jeśli macie propozycje innych branż czy działalności, o których chcielibyście przeczytać – piszcie w komentarzach na profilu Enterium na LinkedIn.


Bartosz Ostafiński

Bartosz Ostafiński

CEO

Linkedin

Napisz komentarz